Empreendimentos imobiliários

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Capítulo IX:
Gestão de projetos

A equipe de gestão de projeto deverá adotar os processos e a gestão da qualidade da Norma NBR-ISO 9001/2000, tomando como base os programas da qualidade e aplicados nas seguinte ações:

·       gestão técnica e administrativa;

·       plano da qualidade;

·       controle da qualidade relativa ao meio ambiente;

·       fiscalização nas empresas prestadoras de serviços.

A equipe de gestão de projeto deverá implementar um programa da qualidade buscando a excelência nos seus trabalhos, participando no acompanhamento da definição de soluções técnicas aos problemas decorrentes das não conformidades nos processos administrativos relacionados ao processo, planejamento e controle das medições físicas e financeiras, nos projetos de engenharia, na execução dos trabalhos dos participantes e na aquisição de materiais e equipamentos, de modo a atingir as necessidades e as expectativas quanto a prazo, custos e atendimento, proporcionando garantia total ao empreendedor.

O plano da qualidade a ser implantado pela equipe de gestão de projeto estará estruturado em tópicos que abrangem diretrizes para assegurar todas as atividades que influem na qualidade dos projetos, dos participantes, dos equipamentos e dos materiais baseados em requisitos essenciais claramente definidos e executados e documentados corretamente, visando a:

·       prevenir a possibilidade de erros de execução ou de uso de materiais de qualidade insatisfatória, adotando as ações preventivas necessárias para minimizar não conformidades;

·       detectar eventuais não conformidades de documentação, de procedimentos, de execução e de materiais, adotando as ações corretivas necessárias para eliminar suas consequências e evitar sua repetição;

·       obter uma memória técnica dos participantes, que poderá servir de fonte de consulta para empreendimentos futuros e facilitar o rastreamento de dados afetos à qualidade.

O sistema da qualidade será planejado de forma a atuar nos itens que afetam a qualidade do empreendimento, tendo presente os requisitos da qualidade (projeto, especificações, normas técnicas aplicáveis, etc.).

A forma de atuação do sistema será tanto de caráter preventivo, evitando não conformidades, como de caráter corretivo, corrigindo não conformidades, priorizando as ações preventivas.

Nos casos de anomalia, de não conformidade que necessita de serviços de consultoria técnica especializada, serão, quando necessário, contratados para a emissão de pareceres técnicos que subsidiem as tomadas de decisões, nos assuntos referentes aos participantes.

Entre as principais necessidades da emissão de parecer técnico, destacam-se as seguintes:

·       estabelecer as diretrizes e os procedimentos de cálculo, para a verificação no detalhamento do projeto executivo, em função de divergências que possam ocorrer durante a execução do empreendimento;

·       estabelecer as diretrizes referentes ao processo construtivo e com divergências ao especificado em projeto;

·       estabelecer as diretrizes referentes ao processo construtivo adotado pelo participante quando se tratar de processo inovador;

·       estabelecer as diretrizes em relação ao processo de fabricação adotado pelos fornecedores de materiais e componentes do empreendimento, quando for necessário.

Para que se tenha a idéia exata dos objetivos a serem alcançados pelo empreendedor, relembremos as sequências das atividades para a implantação de um projeto.

Primeira etapa (vimos em capítulos anteriores):

·       recomendações:

ü  pleito;

ü  demanda.

·       intenções:

ü  estudo de viabilidade técnica e do investimento;

ü  projeto preliminar.

·       avaliações:

ü  estudo de viabilidade técnica e do investimento;

ü  licitação do projeto básico;

ü  gestão do projeto básico de arquitetura e engenharia;

ü  recebimento do projeto básico;

ü  contrato de financiamento.

·       consolidação:

ü  estudo de viabilidade técnica e do investimento;

ü  licitação do projeto executivo (normalmente é uma extensão do básico);

ü  gestão do projeto executivo;

ü  recebimento do projeto executivo;

ü  licitação das obras, dos equipamentos e dos materiais;

ü  contratação das obras, dos equipamentos e dos materiais.

Segunda etapa (estamos tratando neste capítulo):

·       implantação (equipe de gestão e construtores, montadoras, fornecedores):

ü  gestão do contrato;

ü  fiscalização das obras;

ü  fiscalização das entregas de equipamentos e materiais entregues;

ü  recebimento da obra;

ü  testes e pré-operação.

·       operação e manutenção do sistema:

ü  operação técnica;

ü  operação econômica.

Para alcançar os objetivos do contrato, as atividades da equipe de gestão de projeto que se iniciam, operacionalmente, com a emissão da ordem de início dos serviços estarão suportadas no plano do gerenciamento, incluindo o plano da qualidade e definições quanto à estrutura organizacional e à mobilização da equipe, a descrição das responsabilidades, dos recursos, da comunicação e da integração, dentre outras.

A equipe de gestão de projeto deverá promover seminários periódicos de treinamento específicos para toda a equipe técnica e administrativa, nos quais serão discutidos e repassados todos os objetivos e documentos envolvidos no plano do gerenciamento.

Os engenheiros, os arquitetos e os técnicos serão responsáveis pelo controle das atividades em andamento, devendo assegurar que elas sejam executadas segundo as rotinas, as normas e os procedimentos definidos nas metodologias de trabalho e, também, de acordo com novas diretrizes e ações que venham a ser implementadas pelo empreendedor.

O plano da qualidade inclui os processos requeridos para garantir que a equipe de gestão de projeto atinja os seus objetivos de forma eficiente e eficaz, por meio da determinação da política da qualidade, da definição das responsabilidades e da implementação do planejamento, do controle, da garantia e da melhoria da qualidade.

Os objetivos da política da qualidade são também contemplados no planejamento estratégico, proporcionando uma estrutura para seu estabelecimento dentro da cultura da organização e acompanhado durante as reuniões mensais de análise crítica do sistema da qualidade pela alta direção.

·       Manual da Qualidade (nível A - estratégico): descreve o sistema da qualidade de acordo com a política e os objetivos da qualidade declarados e a norma aplicável;

·       Procedimentos documentados do sistema da qualidade (nível B - tático): descrevem as atividades das unidades funcionais individuais, necessárias para implementar os elementos do sistema da qualidade;

·       Fichas de Fiscalização dos Serviços e Instruções documentadas do sistema da qualidade (nível C - operacional normativo); e

·       Registros da Qualidade (nível D - operacional de comprovação): comprovação de que as atividades descritas nos documentos dos níveis B e C estão sendo atendidas.

 ·      Controle de dados básicos: identificados, registrados, analisados, modificados quando há pendências, distribuídos e/ou arquivados;

·      Controle de documentos: devidamente identificados (originais, cópias oficiais, para comentários, para verificação, para estudo, etc.), classificados (final, preliminar, parcial, revisão, etc.), registrados, controlados, distribuídos e arquivados;

·      Controle de modificações: identificadas, analisadas, classificadas (revisões), registradas e controladas;

·      Controle de pendências: pendências que necessitam ser identificadas, levantadas, registradas, diligenciadas e controladas ao longo da prestação dos serviços de gerenciamento;

·      Controle de desvios: registrados em documentos apropriados, em que estarão indicadas a natureza do desvio, as causas de sua ocorrência, a análise das consequências previsíveis e as soluções corretivas adotadas; e

·      Controle das interfaces: controladas follow up e definido o fluxo de informações, identificando-se os documentos de transmissão e os veículos de informação.

Os critérios de identificação, coleta, ordem de indexação, permissão de acesso, meio de arquivo, armazenamento (local de arquivo), manutenção (tempo de arquivo) e disposição final são definidos para cada registro da qualidade em campo próprio nos procedimentos ou nas instruções ao qual são definidos.

Antes de iniciar o contrato de gerenciamento, a equipe técnica alocada passará por treinamento para estar apta a desenvolver o trabalho em alto nível de qualidade.

Durante a operacionalização do contrato, o coordenador e/ou o gerente da qualidade poderão identificar a necessidade de um novo treinamento de um funcionário, cabendo aos eles o levantamento das necessidades dos treinamentos, a elaboração da programação preliminar e as providências necessárias para o cumprimento da programação estabelecida.

Três tipos de situações exigem treinamento: baixo rendimento no trabalho; atualização tecnológica; e mudança nos procedimentos e nas rotinas de trabalho.

Os cursos serão ministrados por pessoal pré-selecionado, sendo baseados principalmente na documentação do Sistema da Qualidade, objetivando assim atender aos diversos níveis de conhecimento e experiência requeridos.

É realizada de forma a assegurar que os requisitos estão adequados, definidos e documentados; as diferenças entre os requisitos do contrato ou do pedido e aqueles contidos na proposta estão resolvidas; e a equipe de gestão de projeto tem capacidade para atender aos requisitos contratuais ou do pedido.

Tem como objetivo identificar e planejar os processos da equipe de gestão de projeto, elaborando os relatórios necessários que demonstrem a conformidade dos trabalhos que influem diretamente na qualidade, assegurando que estes processos sejam executados por profissionais treinados e sob condições controladas.

Cada item do escopo contratual terá o seu método estabelecido em instruções próprias para cada tipo de atividade, todas documentadas.

As fichas de fiscalização dos serviços caracterizam-se como instrumentos de orientação, verificação e acompanhamento das atividades de fiscalização dos serviços. Com base nas anotações realizadas nestas fichas, as anomalias ou as ocorrências identificadas como sendo relevantes deverão ser registradas também no diário de obras ou documento similar.

O acompanhamento e a fiscalização da execução dos projetos e das intervenções urbanísticas/construções compreenderá a análise crítica destes, pela ficha de análise de projetos/construção/fornecimento, registrando as anomalias ou as ocorrências identificadas como sendo relevantes, registradas também no diário de obra ou documento similar, oferecendo inclusive comentários e sugestões para o seu aperfeiçoamento.

No monitoramento da execução dos serviços específicos da equipe de gestão de projeto, são considerados 02 (dois) grandes grupos de inspeção:

1 - Inspeção em que o registro acompanha o produto: estão muito bem definidas as fases de inspeção: inicial, durante o processo e final; e

2 - Inspeção em que o registro é feito pontualmente conforme a programação mensal: as três fases de inspeção identificadas no parágrafo acima acontecem praticamente em um período curto e quase se fundem.

A identificação da situação de inspeção é realizada por carimbos ou registros que acompanham os produtos, garantindo que o produto não passe para fase seguinte sem que a fase anterior esteja concluída, inspecionada e liberada.

Os dados técnicos relativos aos equipamentos de inspeção, medição e ensaios estarão disponíveis para a verificação da adequação funcional, englobando, dentre outros, o certificado de calibração, evidências da manutenção e da utilização nos serviços.

Processos de aquisição desde o cadastro, a seleção e a avaliação de fornecedores, rotina de compras, até a inspeção de recebimento de equipamentos e materiais.

Quando aplicável, será de responsabilidade da equipe técnica de gestão, sob a orientação do líder, o controle de produto fornecido pelo empreendedor, durante o andamento do contrato e será procedida a devolução nas mesmas condições em que foram entregues à equipe técnica de gestão, ressalvados os desgastes decorrentes de uso normal ou depreciações pertinentes.

A equipe de gestão de projeto terá a responsabilidade de identificar e recuperar os seus produtos (desenhos de projeto, relatórios, documentos, laudos, etc.) durante o andamento dos contratos, após o seu encerramento e durante o período de garantia, no setor de arquivo técnico.

A responsabilidade pela preservação dos produtos e dos serviços executados pela equipe de gestão é atribuída aos responsáveis das áreas e inclui sua manipulação, o que garante que toda avaria ou deterioração seja prontamente reparada e somente funcionários qualificados tenham autorização de operar os equipamentos do tipo: microcomputadores, xerox e sistemas de encadernação.

O processo de armazenamento está baseado nos princípios de confiança e segurança na sua guarda, preservação de sua integridade física, rápido acesso aos dados e às informações, utilização e acesso controlado conforme os meios físicos de reprodução.

A entrega dos produtos e dos serviços, em formato físico ou eletrônico, poderá se dar por meio de protocolo do empreendedor nas segundas vias dos próprios documentos ou correspondências que relacionam a entrega destes, dependendo principalmente das necessidades apresentadas pela própria empreendedora nas interfaces com os representantes da equipe de gestão.

A auditoria interna visa a determinar a eficácia do sistema da qualidade, proporcionar melhoramentos e verificar se os procedimentos estabelecidos para a condução dos trabalhos de gerenciamento de projetos estão sendo cumpridos e será executada por auditores devidamente treinados e capacitados, sejam eles funcionários do empreendedor ou auditores externos especificamente contratados para este fim.

Os resultados das auditorias internas da qualidade, assim como o acompanhamento e a eficácia das ações corretivas correspondentes, são relatados e analisados na reunião de análise crítica do sistema da qualidade.

A ordem de não conformidade poderá se dar nas seguintes formas:

·         recebimento de reclamação por parte do empreendedor;

·         observação de qualquer membro da equipe técnica de gestão no desenvolvimento de suas atividades;

·         gerência da qualidade, pela análise estatística do resultado das atividades do gerenciamento, em um determinado contrato, em comparação com outros supervisionados; e auditoria interna e inspeções em um contrato ou produto.

Os produtos não conformes se classificam em dois níveis de gravidade:

·       Grave - Ocorrência com impacto contratual ou na segurança ou nos custos;

·       Leve - Causa conhecida sem impactos contratuais e/ou na segurança e/ou nos custos.

Está estabelecida a sistemática aplicada no produto não conforme, quanto a sua identificação, registro, providências necessárias e follow-up, notificação às funções envolvidas, assegurando que o produto não conforme com os requisitos especificados tenha prevenida sua instalação ou utilização não intencional.

Cabe investigar, identificar a(s) causa(s), propor a ação, definir os responsáveis/prazos e acompanhar as ações corretivas e preventivas.

O registro das ações corretivas e preventivas é feito em formulário próprio, contendo campos para definição dos seguintes itens: origem, documentos de referência, descrição do problema, levantamento da reincidência, estudo da causa, identificação da causa, ação proposta, responsáveis, distribuição, prazo para conclusão e resultado da verificação da implantação e da eficácia e será encerrada após a comprovação da sua eficácia, ressalvando-­se o caso de ações relacionadas com não conformidades apontadas em auditorias da qualidade, cuja verificação deve ser efetuada por auditor.

As técnicas estatísticas aplicadas no gerenciamento para controle de produtos e serviços são as seguintes: folha de verificação; diagrama de causa e efeito; gráfico de Pareto e amostragem.

A equipe de gestão deverá adotar uma sistemática de trabalho para monitorar o desenvolvimento da implantação das obras, de forma a garantir que os padrões e os impactos determinados não sejam negligenciados, destacando-se as interferências provenientes de novas obras e que envolvem a modificação ambiental do sistema.

O monitoramento consiste nos seguintes procedimentos:

·      vistorias e levantamentos prévios, de efeito cautelar, antes do início das atividades, para prevenir os impactos potenciais provenientes da futura obra;

·      inspeção ambiental periódica nas áreas utilizadas pelas empreiteiras, como canteiros de obra, jazidas, bota fora, desvios de tráfego, vias de serviço e praças de trabalho, com sugestões de alterações de procedimentos, quando necessário;

·      fiscalização da incidência de impactos e da adoção de medidas de controle pela empreiteira ou mitigação;

·      monitoramento da obtenção da licença ambiental de instalação de canteiros de obras, jazidas e bota fora na secretaria do meio ambiente.

Os registros dos problemas relevantes encontrados pelas atividades mencionadas acima serão realizados pela equipe de fiscalização pelo diário de obras, com base nas anotações registradas nas de verificação.

A critério da equipe de gestão de projeto poderá ser solicitado, do participante, um plano de gestão ambiental do empreendimento e um código de conduta dos trabalhadores, contendo os critérios ambientais para a execução dos serviços e os procedimentos a serem adotados para se evitar riscos ambientais decorrentes dos equipamentos/ferramental, bem como os procedimentos a serem adotados pelos trabalhadores em campo.

As programações serão efetuadas conforme o plano de fiscalização, sendo designados profissionais especializados no objeto da fiscalização.

As datas e os horários devem ser conciliados com os responsáveis das empresas a serem fiscalizadas.

Para facilitar as verificações durante a realização das fiscalizações, é preparada pelos profissionais designados a lista de verificação, com base nas condições contratuais pertinentes e na documentação técnica aplicável.

Durante a realização das fiscalizações, os profissionais designados farão um exame, sistemático e independente, para determinar se as atividades da qualidade e os resultados a ela relacionados estão de acordo com os planos estabelecidos e se esses planos estão implementados eficazmente e são adequados para atingir os objetivos.

Quando da detecção do não cumprimento de requisitos especificados, será elaborado o registro de não conformidade, contendo as informações qualitativas ou quantitativas, evidenciando e enquadrando o problema com base na documentação aplicável, de modo que as anotações permitam a rastreabilidade do ponto verificado.

Neste momento, também será relatado o problema ao representante da empresa que estiver sendo fiscalizada, evitando surpresas quando da emissão do relatório final da fiscalização.

As não conformidades serão classificadas como graves ou leves, dependendo do seu impacto no produto final ou ao não atendimento das condições contratuais.

Concluída a fiscalização, será elaborado um relatório final da fiscalização, com cópia para a empresa fiscalizada, que mediante a análise dos resultados deverá providenciar a troca ou a reparação do produto não conforme e enviar uma carta ao empreendedor, contendo o plano das ações corretivas aplicadas e agendando uma nova visita para verificação das correções e de sua eficácia.

A fim de monitorar o progresso, serão definidos indicadores de desempenho e providenciada sua avaliação regular. Estas avaliações facilitarão ações preventivas e corretivas, com decisões tomadas com base em fatos, confirmando que os objetivos do empreendimento permaneçam válidos.



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