Licitações, pregão e leilão

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Capítulo II:
Atividades da equipe de gestão e estratégia para a criação de um projeto

Para que haja uma melhor compreensão desta seção, vamos relembrar as orientações para a realização dos processos. 

A implantação de um projeto desde a intenção até a operação está vinculada diretamente a processos e subprocessos necessários para que seja concluído de maneira satisfatória.

Podemos considerar para as evoluções dos estágios desde o ciclo de intenção até os ciclos de avaliação, consolidação, implantação e operação. Esta estrutura tem procedimentos que permitem uma atuação segura para a integração das áreas de conhecimento (acionistas, conselho, presidência, marketing, administração, engenharia, econômico-financeiro, patrimônio, aquisições, recursos humanos, produção, comunicação, meio ambiente, ações legais, qualidade, controller, integração), dando ênfase aos riscos por meio de:

·       processos de coleta de dados de entrada: dados para a formatação das análises;

·       processamento dos dados: ferramentas de análise, processos auxiliares (subprocessos) vinculados à cultura da empresa, interessados internos e externos ao projeto da empresa, expertos e consultores específicos do projeto em questão. Será sempre uma série de operações necessárias para registrar dados e convertê-los em todas as informações de saída desejáveis; e

·       processos de saída das informações: resultado da análise das entradas e seu processamento para a execução de planejamento e controle e consequentemente para tomada de decisões e que servem como subsídio a outras análises subsequentes.

A interligação desses processos depende do projeto e de suas dimensões, mas de forma geral deveremos considerar para qualquer um dos estágios (ciclos) acima mencionados, a seguinte interdependência:

·       processo de inicialização: estabelece a base do projeto como um todo ou um dos estágios e obtém o compromisso dos interessados (ações, responsabilidades, metas, técnicas, custos, entre outros) para com o projeto;

·       processo de planejamento: desenvolve um plano para orientar a execução das metas do projeto como um todo ou um dos estágios acima mencionados, fixando principalmente as precedências lógicas das atividades (fluxogramas, desenhos, metas, estratégias, detalhamento técnico e econômico, recursos humanos e de equipamentos e materiais, entre outros), o controle (avaliação do andamento do projeto nas áreas de conhecimento) e o encerramento do projeto, com ênfase no cumprimento das metas;

·       processo de execução; coordenam os recursos do projeto como um todo ou um dos estágios acima mencionados, tanto humanos como materiais, equipamentos, enfim, os insumos para realizarem o trabalho descrito no plano (é nesta área que se tem os maiores gastos de implantação de um projeto) e no caso do ciclo de implantação do projeto teremos:

ü     construção: materiais, mão de obra e equipamentos para a execução das instalações referentes a edificações ou similares que fazem parte do ativo fixo de um projeto. Por exemplo: construção de uma barragem, de um edifício, etc.;

ü     instalações efetivas de produção que fazem parte do ativo fixo do projeto, teste inicial, final e início de operação (por exemplo, as turbinas que deverão gerar energia de uma hidrelétrica, os elevadores e o sistema de inteligência de um edifício).

·       processo de controle: acompanha e mede o desenvolvimento do projeto (principalmente o processo de execução), fazendo ajustes para garantir que ele atinja suas metas;

·       processo de encerramento: conclui formalmente o projeto.

·       empresa empreendedora é o termo utilizado para qualificar, ou especificar, aquelas empresas que detêm uma forma especial, inovadora, de se dedicar às atividades de organização, administração e execução, principalmente na geração de riquezas, na transformação de conhecimentos e bens em novos produtos (mercadorias ou serviços), gerando um novo método com as áreas de seu próprio conhecimento, ou atraindo outras empresas com conhecimento específicos, ou ainda captando inteligências para gerar novos negócios;

·       possuem a habilidade de desenvolver novos projetos, produtos que podem levar meses, anos, e que podem gerar fonte de renda para a empresa por muitos anos;

·       empresa empreendedora consciente é aquela que conhece o processo de criação e desenvolvimento nos seus diversos ciclos, por exemplo, uma empresa pode considerar que levará alguns anos para atingir o ponto de equilíbrio econômico, porém o ciclo de vida é longo.

·       normalmente para projetos de porte, ou aqueles específicos, a empresa empreendedora contrata empresas que assumem o papel do empreendedor, principalmente na fase de implantação, e com isso é denominada “Gestor de Projeto”.

·       empresas contratadas para a execução de projetos de arquitetura e engenharia, das obras e/ou fornecimentos de materiais, equipamentos e serviços para a implantação do projeto;

·       são responsáveis pelo cumprimento integral do escopo contratual, pela qualidade dos materiais e serviços, pelos prazos de execução ou de fornecimento, pelos custos contratados, pela segurança de uma forma geral, tanto do seu pessoal como também de terceiros, no âmbito de sua responsabilidade, pela preservação do meio ambiente naqueles locais onde estiver atuando;

·       também serão responsáveis pelo fornecimento de todas as informações solicitadas pela equipe de gestão de projetos (gerenciadora), relativas ao projeto, de caráter técnico, físico ou econômico-financeiro, necessárias à elaboração dos documentos de planejamento, programação, acompanhamento e controle dos projetos.

·      compreendem as concessionárias de serviços públicos, como de energia elétrica, telefonia, as próprias prefeituras municipais e outras instituições ou empresas que, por ocasião da implantação dos projetos, poderão ser solicitadas a atuarem, dentro de suas responsabilidades, em situações de interferências ou nas interfaces dos projetos que as afetem.

·       elaboração dos estudos de viabilidade técnica e econômica dos ciclos e das etapas das recomendações, das intenções, da avaliação e da consolidação para a criação de um projeto, levando em consideração os riscos do projeto;

·       coordenação geral de implantação do(s) projeto(s), segundo os aspectos técnicos, econômicos, físico-financeiros, administrativos e de riscos;

·       elaboração da documentação de planejamento, programação, acompanhamento e controle dos projetos como um todo e de cada um deles isoladamente;

·       assessoria e apoio técnico e administrativo ao empreendedor no acompanhamento da implantação dos projetos;

·       elaboração e disponibilização das informações gerenciais, físicas e econômico-financeiras, do(s) projeto(s), como suporte à tomada de decisões pelo empreendedor;

·       supervisão do controle de qualidade dos materiais, dos equipamentos e dos serviços, incluindo-se os projetos em fase de elaboração;

·       análise crítica dos projetos quanto ao atendimento às normas técnicas, ao nível de detalhamento e à suficiência de dados, quanto à compatibilidade entre as modalidades de projetos;

·       fazer cumprir os prazos contratuais para a elaboração de projetos, para os fornecimentos e para a execução das obras e dos serviços, atuando diretamente sobre as empresas contratadas, solicitando as necessárias providências, elaborando eventuais reprogramações de serviços para a recuperação de prazos;

·       analisar os procedimentos e supervisionar as ações de segurança das empresas contratadas para a execução das obras e dos fornecimentos;

·       analisar os procedimentos e supervisionar as ações das empresas construtoras e fornecedoras para a preservação do meio ambiente nos locais de implantação dos projetos;

·       elaborar, sempre que necessário for, pareceres específicos sobre problemas ou situações que possam alterar as metas de prazos, recursos financeiros, qualidade ou segurança, inicialmente previstas, de modo a orientar o empreendedor nas tomadas de decisão;

·       elaborar e apresentar os relatórios de supervisão e de acompanhamento e controle físico-financeiro dos projetos, bem como atender a todas as solicitações do empreendedor, no âmbito de sua responsabilidade.

Esta sistemática de trabalho pressupõe a clara definição das responsabilidades e das atribuições de cada uma das partes envolvidas diretamente na implantação dos projetos, segundo os vínculos contratuais, funcionais e normativos estabelecidos. Para isto, as primeiras atividades e providências da equipe da qualidade, da tecnologia, do meio ambiente e do controle tecnológico são:

·       análise crítica e interação relacionadas com a qualidade, a tecnologia  e o controle tecnológico: áreas de conhecimento da empresa empreendedora, arquitetos, projetistas, executoras e fornecedores; de todos os possíveis contratos celebrados e a celebrar entre o empreendedor e suas contratadas;

·       análise comparativa entre as necessidades totais de cada projeto, em termos de materiais, equipamentos e serviços, e os escopos contratuais de cada contratada, para verificar o atendimento total às necessidades do construído com relação ao projetado;

·       caracterização e colaboração no detalhamento de eventuais interfaces entre os escopos de projetistas, executoras e fornecedores, que poderão suscitar dúvidas futuras;

·       participação nas reuniões para discussão do escopo de trabalho com a empreendedora e as contratadas;

·       proposição de eventuais aditamentos ou supressões aos contratos, de modo a garantir o perfeito atendimento a todas as necessidades do projeto.

Empresas externas ou gerência interna de projetos da própria empresa empreendedora, responsáveis pela elaboração dos projetos, destacando-se três situações distintas: a primeira relativa àquelas empresas que já concluíram e entregaram seus projetos, a segunda relativa às empresas que estão contratadas, com os projetos em elaboração ou estão em processo de contratação; e a terceira situação refere-se àquelas empresas que virão a ser contratadas para a elaboração de projetos que se encontram em fase de licitação.

De qualquer maneira, a responsabilidade das projetistas será sobre o cumprimento dos prazos de elaboração dos projetos, sobre o nível de detalhamento dos projetos executivos, sobre a suficiência e a qualidade dos dados, sobre as especificações técnicas e sobre as interferências de campo, principalmente naquilo que exigir alterações ou adequações dos projetos.

Equipe que atuará após a implantação do projeto, viabilizando técnica e economicamente o projeto.

Para que um plano de negócios possa se tornar um instrumento eficaz de gerenciamento é importante que o empreendedor estabeleça claramente as ações a serem objetivadas, escolha adequadamente os participantes na implantação do projeto, a empresa de gestão de projetos, os projetistas, os construtores em geral, as montadoras, o controle tecnológico, os consultores, entre outros.

Não existe uma regra, estrutura rígida e específica para se formular os participantes, pois a regra da concorrência técnica e econômica prevalece na escolha destes, assim sendo, para um projeto, poderemos ter um grupo de participantes, em outro projeto outra equipe ou ainda uma mescla delas.

Cada um dos participantes apresentados deve ser abordado sempre visando à objetividade, sem perder a essência e os aspectos relevantes a ela relacionados.

Outra questão muito discutida é sobre qual deve ser o tamanho ideal dos participantes na implantação do projeto. O que se recomenda é a não concentração das atividades em uma única empresa.

Por exemplo, no caso das empresas de mineração, normalmente, são produzidos pacotes de trabalho em que não ocorra a concentração destes em uma ou poucas empresas. Assim também tem ocorrido nas empresas do governo que procuram a distribuição de trabalhos, muitas vezes agrupando empresas de gerenciamento na forma de consórcios.

É importante que o empreendedor apresente claramente suas intenções, tenha pleno conhecimento das atividades dos participantes, portanto, deve pedir que seja apresentado um sumário do seu plano de ação no momento da licitação e caso seja contemplado apresente de imediato o detalhe deste, facilitando e dando respaldo ao gestor do projeto, na sua formação dos indicadores do projeto.



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