Operação de projetos

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Capítulo II:
Sistema da qualidade

Neste capítulo está fundamentada a gestão de processos direcionados para a qualidade e excelência na empresa. Já os indicadores de desempenho serão abordados em detalhes no capítulo específico sobre indicadores de desempenho.

O direcionamento da gestão dos processos tem como objetivo "saídas" que validam a gestão da excelência e da qualidade na empresa, observando também que muitas das saídas de um processo servem de entradas para outros processos, formando na realidade, uma rede de interferências e interdependências.

A gestão dos processos foram agrupados em áreas de conhecimento afins, de forma a facilitar o entendimento global da gestão de processos da excelência e da qualidade.

·      fundamentos da excelência e da qualidade: modelo de organização, liderança, responsabilidade pública e cidadania, responsabilidade técnica e qualidade do produto;

·      planejamento estratégico: formulação, desenvolvimento e implantação;

·      ações de responsabilidade junto a sociedade: social, ética, meio ambiente;

·       foco no cliente e no mercado: relacionamento, interfaces, parcerias;

·       conhecimento: divulgação, capital intelectual;

·       comunicações: interna e externa a empresa;

·       informações comparativas: ações internas e externas a empresa ( conhecimento do concorrente);

·       pessoas: sistema de organização do trabalho, capacitação e desenvolvimento, qualidade de vida e segurança do trabalho;

·       implantação do projeto (obtenção do produto): planejamento, orçamento e controle;

·       patrimônio: aquisição, operação, manutenção, produtividade dos equipamentos e instalações;

·       aquisição (Suprimento/Fornecedores/Parceiros): contratação, controle da execução dos contratos;

·       econômico financeira das empresas: tesouraria, aplicações;

·       administração: balanço contábil, social e ecológico, auditoria;

·       riscos da empresa e dos projetos;

·       aspecto jurídico da empresa;

·       demonstrar claramente as intenções perante a empresa:

ü  dos acionistas;

ü  do conselho administrativo;

ü  da presidência;

ü  e da diretoria executiva.

·       agir com responsabilidade perante a sociedade civil e os órgãos governamentais;

·       agir com responsabilidade perante os acionistas, visando:

ü  a manutenção do capital;

ü  a proteção do patrimônio;

ü  lucros que possam ser retribuídos aos acionistas, e a participação a ser distribuídos entre os empregados.

·       procurar manter os índices de liquidez, de endividamento, entre outros, em patamares aceitáveis pelo mercado financeiro;

·       política da qualidade: uso dos princípios da gestão de qualidade, estabelecendo indicadores de desempenho de forma sistemática e transparente para melhorar continuamente a eficácia e eficiência do desempenho da organização; registros de documentos pertinentes para apoiar uma operação eficaz e eficiente dos processos da organização; identificar os responsáveis , os gestores de processo e dar-lhes plena responsabilidade e autoridade;

·       identificar, com clareza de objetivos, as áreas de conhecimento da empresa ou mesmo externas a ela, e as pessoas (ou grupos) que nela atuam;

·       oferecer as melhores condições para seus clientes;

·       oferecer produtos e serviços diferenciados, com qualidade, e com valor técnico e econômico reconhecidos;

·       confiança e respeito mútuo, demonstrados por meio de ações concretas perante:

ü  a sociedade;

ü  os clientes;

ü  os fornecedores;

ü  seu pessoal;

ü  e seus parceiros.

·       comprometimento com as ações propostas no planejamento estratégico:

ü  dos acionistas;

ü  do conselho administrativo;

ü  da presidência;

ü  da diretoria executiva;

ü  dos participantes do plano e de seus subordinados.

·       estar presente de forma contínua e atuante no andamento dos projetos (contratos), independente do seu valor monetário;

·       tomar medidas necessárias e concretas para atender as prioridades dos clientes;

·       agir com justiça, ética e imparcialidade perante a sociedade;

·       reconhecer os esforços coletivos para a obtenção dos melhores resultados para a empresa;

·       fazer o que precisa ser feito, sem medo de assumir riscos;

·       tomar atitudes que surpreendam positivamente os clientes internos e externos;

·       estabelecer regras bem definidas para promover um ambiente de trabalho interno seguro e saudável;

·       ser tecnologicamente inovadora na execução dos seus serviços;

·       tornar claro os registros contábeis e sociais de suas ações;

·       assegurar que o ambiente de trabalho exerça uma influência positiva na motivação, satisfação e desempenho das pessoas para aumentar o desempenho da organização.

·       identificar e gerenciar riscos, buscando oportunidades de melhoria de desempenho;

·      está baseado em decisões tomadas em conjunto na formação do planejamento estratégico da empresa:

ü  dos sócios;

ü  do conselho administrativo;

ü  do presidente da empresa;

ü  da diretoria executiva;

ü  dos gerentes e dos facilitadores.

·      atuação da alta direção da empresa, num conjunto de ações estruturadas em lideranças para aprimorar o desempenho da empresa;

·      manter vivamente ativo o planejamento estratégico entre as pessoas envolvidas na sua aplicação e sua manutenção;

·      reunir os envolvidos no planejamento estratégico, para assegurar as responsabilidades e comprometimento de todos, e garantir o alinhamento com estratégias revisadas.

·      participar em eventos sócio-culturais da comunidade onde a empresa atua;

·      participar ativamente de entidades de classe, que representam seu setor, interagindo com todas as esferas governamentais, visando o benefício mútuo entre empresas e governo;

·      assistência médica a indivíduos ligados diretamente ao desenvolvimento dos negócios da empresa;

·      parcerias com as universidades para o  desenvolvimento de determinados produtos ou serviços;

·      prestar serviços via internet;

·      participar de campanhas de donativos;

·      participação em campanhas políticas, deixando claro os valores de contribuição, dentro das leis do tribunal eleitoral.

·       coerência com a visão inserida no planejamento estratégico e as necessidades atuais e futuras da organização e com os mercados atendidos;

·       realizar sob a liderança da alta direção da empresa estudos que envolvam novos e modernos equipamentos, materiais e mão de obra especializada;

·       procurar, sempre que possível, a aplicação de técnicas de vanguarda e que possam trazer novidades tecnológicas e custos acessíveis;

·       procurar produzir produtos com a melhor qualidade possível.

·       deve ser fruto de trabalho em equipe envolvendo a organização;

·       realizar sob a liderança da alta direção da empresa e, quando necessário, apoiado por especialistas externos e facilitadores internos provenientes da área de conhecimento e inteligência de negócios da empresa;

·       esse trabalho normalmente é executado:

ü  em um ciclo de reuniões no final de cada ano;

ü  em reunião de conclusão realizada fora das instalações da empresa;

ü  exprimindo o que precisa ser atingido ou ainda a área de foco.

·       buscar ações que estejam sempre adequadas às dimensões de cada empresa e as necessidades de todos os segmentos interessados;

·       montar formas e tipos de informações do cenário do momento, assim como projeções futuras utilizadas como base no desenvolvimento estratégico.

·      as principais informações para a formação do planejamento estratégico podem ser consideradas, entre outras, as seguintes:

ü  as ações governamentais nos níveis federal, estadual, municipal, autarquias e fundações;

ü  quadro político nacional, estadual, municipal, autarquias e companhias mistas;

ü  ações sociais;

ü  projeções econômicas;

ü  ambiente interno e externo da empresa;

ü  o potencial de mercado;

ü  os clientes;

ü  o potencial econômico da empresa;

ü  a força de trabalho de sua equipe;

ü  o potencial patrimonial de suas instalações e equipamentos;

ü  o relacionamento e o potencial de seus fornecedores e parceiros na execução de seus serviços;

ü  os procedimentos com relação ao meio ambiente;

ü  a forma ética da atuação da empresa;

ü  as ações dos concorrentes;

ü  os riscos dos negócios, inclusive aqueles relacionados com o meio ambiente.

·      o alinhamento entre as estratégias e a sua implantação é assegurada nas ações das áreas de conhecimento, departamentais ou setoriais, dependendo das dimensões da empresa;

·      é de vital importância que se implante um plano de treinamento buscando objetivamente a implantação do plano estratégico nos níveis táticos e operacionais, e em todas as áreas que necessitam ser incorporados novos conhecimentos técnicos, administrativos e de software.

As atividades com relação às responsabilidades sociais busca:

·         primeiramente, identificar de forma clara e objetiva as necessidades mais importantes;

·         forma de atuar no tratamento dos impactos sociais;

·         analisar junto à sociedade os resultados dos primeiros tratamentos;

·         reagrupar e organizar novos tratamentos para as eventuais pendências;

·         incentivar os fornecedores e parceiros à adesão aos compromissos relacionados com meio social.

·      organizar e promover ações mitigadoras de prevenção dos impactos ambientais e o tratamento dos passivos ambientais;

·      informar a sociedade sobre como os principais impactos associados aos serviços e produtos são tratados pela empresa;

·      incentivar os fornecedores e parceiros à adesão dos compromissos relacionados ao meio ambiente.

·      a empresa deve gerenciar os seus negócios de maneira ética e transparente, considerando:

ü  os interesses da sociedade e incorporando-os ao planejamento de suas atividades;

ü  tornar-se parceira e corresponsável pelo desenvolvimento ético de nossa sociedade.

·      tratamento ético da empresa com relação:

ü  à sociedade;

ü  aos órgãos governamentais;

ü  aos acionistas;

ü  aos seus clientes;

ü  ao seu pessoal;

ü  ao seu patrimônio;

ü  aos seus parceiros, fornecedores e prestadores de serviços;

ü  aos seus concorrentes;

ü  ao exercício de cidadania;

ü  e ao meio ambiente.

·       este processo permeia por toda a estrutura de negócios e objetivos da empresa e engloba as seguintes relações:

ü       conhecimento da existência do mercado dos clientes e a identificação das suas necessidades;

ü      conhecimento, por parte do mercado e dos clientes, da existência da empresa e do seu potencial técnico e econômico.

·      a empresa, na obtenção de um negócio, deve se relacionar com o cliente nas seguintes interfaces:

ü  conhecimento das necessidades do cliente;

ü  possibilidades de execução dos serviços por parte da empresa;

ü  habilitação para a execução dos serviços;

ü  pré-contratação com a validação da proposta técnica e comercial;

ü  contratação final;

ü  execução dos serviços;

ü  entrega do empreendimento;

ü  assistência pós-entrega.

·      as empresas de engenharia atuam normalmente em dois segmentos de mercado: área pública e privada;

·      a empresa, no relacionamento com o cliente, deve se basear nos seguintes pontos de ação:

ü  continuidade operacional;

ü  canais claros de comunicação com o cliente;

ü  linguagem adequada;

ü  contatos pessoais;

ü  disponibilidade, prestabilidade, receptividade, flexibilidade de ações;

ü  base de preço;

ü  nos termos do contrato;

ü  contatos com departamentos operacionais;

ü  preocupação com a segurança;

ü  preocupação com o social;

ü  preocupação com o meio ambiente;

ü  atendimento correto as cláusulas contratuais;

ü  agilizar ações que envolvam soluções de atendimento rápido às reclamações do cliente.

·       deve ter boa imagem ética, técnica e saúde financeira, para poder se candidatar à formação de parcerias com outras empresas, em forma de consórcio, para poderem conseguir contratos de maior vulto daqueles individualmente conquistados.

·      manter a força de trabalho da empresa informada sobre os principais acontecimentos das áreas, entre elas: engenharia, marketing, comercial, técnica, administrativa, aquisições, produção ( implantação de projetos), recursos humanos, de sistemas, entre outros;

·      divulgar suas estratégias e conhecimentos junto às partes interessadas, internas e externas, à empresa.

·      medir e proteger os ativos que compõem o capital intelectual da empresa;

·      desenvolver e melhorar o capital intelectual da empresa de forma a aumentar o valor agregado dos serviços assim como a competitividade da empresa, por meio de treinamento continuo, planejamento de carreira, envolvimento no estabelecimento de objetivos e na tomada de decisão, reconhecimento recompensado, facilidade de comunicação;

·       identificar e tratar as necessidades da comunicação (informações sistematizadas) para apoiar as operações diárias, assim como, as tomadas de decisão em todos os níveis e áreas da organização;

·       estabelecer formas e níveis operacionais da comunicação (de informações necessárias) e disponibilizá-las aos usuários;

·       meios de comunicação eletrônico e áudio visual, como correio eletrônico e páginas na internet;

·       assegurar a integridade, atualização e confidencialidade das informações.

·     acompanhar os resultados técnicos, operacionais, custos e resultados econômicos dos diversos projetos, investimentos (contratos) da empresa;

·     acompanhar as atividades de desenvolvimento técnico, econômico e financeiro dos concorrentes;

·     manter-se atualizada sobre os resultados operacionais dos concorrentes;

·     manter-se atualizada sobre o cenário montado no momento da implantação do planejamento estratégico e o cenário atual;

·     avaliar a produtividade e eficiência dos serviços realmente executados, comparando-os com os da produtividade estabelecidos no planejamento e orçamento básico inicialmente projetado;

·     avaliar a produtividade e eficiência dos equipamentos alocados na execução dos serviços (produtos) executados, comparando-os com o projetado inicialmente.

·      privilegiar o trabalho em equipe nas estruturas hierárquicas e nas estruturas operacionais, matriciais e de aprendizado, todas de forma perene às necessidades estratégicas da empresa;

·      descrever e avaliar os cargos para que cada descrição corresponda a um nível de faixa salarial de mercado;

·      estruturar e viabilizar a criação de níveis, agrupamento de processos afins, promoção de intercâmbio de experiências de melhoria contínua dos serviços e elevada força de trabalho.

·      identificar o fluxo operacional das etapas de trabalho nas seguintes principais etapas:

ü  análise do projeto;

ü  período em que deve ser executado;

ü  análise dos eventos mais simples;

ü  considerações sobre os eventos mais complexos;

ü  organização dos eventos;

ü  níveis de produção;

ü  interdependência entre serviços, equipamentos e mão de obra;

ü  os serviços de apoio;

ü  o canteiro de obras;

ü  a formação de equipes;

ü  o acampamento;

ü  o suprimento;

ü  a liberação para execução dos serviços;

ü  controles e revisões.

·      organizar o trabalho segundo, entre outros, os seguintes procedimentos:

ü  eliminar operações desnecessárias;

ü  reduzir os tempos ociosos;

ü  inter-relações ordenadas entre as diversas operações;

ü  evitar a desordem do canteiro de obras;

ü  racionalizar os locais de trabalho;

ü  racionalizar o fluxo de materiais;

ü  racionalizar a distribuição de equipamentos;

ü  prevenir os acidentes de trabalho;

ü  escolher os materiais adequados;

ü  integrar as ações do sistema homem-máquina;

ü  integrar as ações do sistema homem-material;

ü  integrar as ações do sistema máquina-material;

ü  coordenar as ações de execução dos serviços entre espaço e tempo;

ü  controlar o tempo entre as atividades do pessoal e do equipamento.

·      capacitar as equipes de trabalho por meio de educação, treinamento e informação a partir de um conjunto de iniciativas, todas decorrentes direta ou indiretamente da estratégia da empresa;

·      programar treinamentos práticos e objetivos, tornando as equipes de trabalho agentes ativos na melhoria da capacidade em levar adiante as tarefas previstas no cenário do planejamento estratégico;

·      programar ações de treinamento junto às universidades, com carga teórica e prática;

·      programar palestras internas, de modo que as equipes de trabalho apresentem seus projetos especiais, e debatam com outros agentes ativos, incorporando as sugestões pertinentes.

·      capacitar as forças de trabalho, entre outros, para:

ü  a imaginação produtiva;

ü  a quebra de paradigmas;

ü  a eliminação do medo de correr riscos;

ü  o diálogo em equipe;

ü  habilidades de comunicação;

ü  aprendizagem coletiva;

ü  criar clima de sinergia;

ü  eliminar obstáculos;

ü  formação de líderes;

ü  mapeamento das áreas de risco.

ü  desenvolver ações para materialização e manutenção da política de segurança;

ü  manter ativo o programa de integração em segurança, dirigido a todos os empregados recém chegados;

ü  disponibilizar equipamentos de proteção individual e coletivo adequados aos riscos;

ü  manter o programa de limpeza do local de trabalho;

ü  manter o programa de inspeções e treinamento de segurança.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução relativos ao planejamento; orçamento dos empreendimentos da empresa, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·      analisar os principais eventos que compõem o projeto;

·      definir com clareza:

ü  o que produzir;

ü  quantidade que se deve executar;

ü  período de tempo em que deve ser executado;

ü  condições gerais de trabalho.

·      nas condições de trabalho explicitar:

ü  localização dos projetos;

ü  acessos;

ü  meio de transporte;

ü  calendário de trabalho;

ü  interferências;

ü  mão de obra;

ü  apoio logístico;

ü  infraestrutura;

ü  recursos de água, energia elétrica e combustíveis.

·      organizar os eventos perante o tempo, evidenciando a interdependência das diversas atividades, o caminho crítico e as folgas;

·      determinar os níveis de produção no planejamento básico inicial e compará-lo com o realmente executado.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução dos serviços e obtenção dos produtos (dos projetos) da empresa, riscos, meio ambiente, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·      os processos para a obtenção de um projeto, produto, requerem uma somatória de esforços de outros processos que formam uma rede de interferências interdependentes, por exemplo, área de engenharia, aquisições, recursos humanos, patrimônios, entre outros;

·      manter o processo operacional de produção dos serviços em congruência com:

ü     os desenhos;

ü     especificações técnicas e normas técnicas;

ü     os setores de engenharia, patrimônio, suprimento, administração, recursos humanos, fornecedores, parceiros, cláusulas contratuais pertinentes ao contrato que gere o projeto, e o planejamento e custos que originaram a composição orçamentária contratual.

·      estudar o ciclo operacional dos equipamentos, buscando:

ü    os micromovimentos que ocorrem;

ü    a perfeita caracterização do início de cada movimento;

ü    as unidades de movimento;

ü    os movimentos padronizados;

ü    os movimentos mecanizados e manuais;

ü    os movimentos fixos e variáveis, as interrupções.

·      estudar o ciclo operacional da mão de obra considerando:

ü    rotatividade da mão de obra;

ü    região do país;

ü    serviços que ocorrem com frequência;

ü    familiaridade da mão de obra com o material a ser aplicado.

·      analisar os rendimentos considerando:

ü    as condições climáticas e do solo;

ü    reparos de manutenção preventiva e corretiva;

ü    imperícia do operador;

ü    estado do equipamento;

ü    outros fatores aleatórios.

·      coordenar os trabalhos:

ü     nas frentes de serviços;

ü     e nos canteiros de apoio relacionados, entre outros como as centrais de armação, de carpintaria, de pré-moldado, oficina mecânica, almoxarifado, escritórios de campo; centrais de ar comprimido.

·      monitorar os processos de execução dos serviços por meio de indicadores de produtividade e competitividade, que devem estar alinhados aos indicadores de planejamento e orçamento básico.

·       gerenciar a estratégia operacional/validação/execução dos processos de apoio e dos contratos dos projetos da empresa, no contexto dos negócios apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·       identificar com clareza as necessidades de execução do projeto, entre outros:

ü  execução ou complementação de projetos do projeto;

ü  consultores especializados em serviços técnicos;

ü  pessoal direto, indireto;

ü  equipamentos de execução dos serviços pertencentes ou não ao patrimônio da empresa;

ü  insumos necessários pertencentes aos ativos do projeto;

ü  equipamentos pertencentes ao ativo do projeto;

ü  recursos financeiros e administrativos.

·       gerenciar os requisitos-chave acima indicados nas áreas específicas da empresa: comercial, engenharia, pessoal, patrimônio, suprimento e financeiro.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução do patrimônio da empresa, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da empresa;

·      gerenciar as atividades do patrimônio da empresa, entre outros:

ü      as aquisições de equipamentos;

ü      a manutenção preventiva, corretiva e industrial;

ü      a operação, o histórico de produtividade e custos operacionais dos equipamentos compartilhados com os tipos de serviços e os projetos;

ü      controle administrativo envolvendo a depreciação real e as horas produtivas, paradas e ociosas;

ü      o confronto entre a depreciação real e a contábil de acordo com as regras contábeis de depreciação.

·      gerenciar e assessorar a área de engenharia e de produção da empresa nos estudos de planejamento e orçamento na aquisição de novos contratos;

·       gerenciar com os fornecedores a formação de estoque mínimo de peças.

·    gerenciar a estratégia operacional/validação/execução das atividades do setor de aquisição (suprimentos) e em especial dos contratos dos projetos da empresa, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·      otimizar as quantidades de fornecedores e parceiros;

·      estabelecimento de comunicações com os parceiros e fornecedores;

·      identificar com clareza os insumos necessários na execução do projeto;

·      gerenciar os ativos qualificando o menor preço global com qualidade e prazos históricos atendidos;

·      gerenciar a parceria com fornecedores de mão de obra, equipamentos e serviços especializados;

·      gerenciar a política de estoque com os fornecedores de matéria-prima.

·       a estratégia operacional/validação/execução dos contratos dos projetos da empresa, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·       os custos, receita e o fluxo de caixa de cada contrato, e comparar com os do orçamento original;

·       as parcelas preponderantes do orçamento de custos com o realmente executado, por exemplo mão de obra de execução dos 65% dos principais serviços indicados na curva ABC de custos;

·       as tendências dos custos versus as receitas, ressaltando, principalmente, as de desempenho inferior àquelas orçadas, e outras informações pertinentes.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução da posição econômica-financeira da empresa, no contexto dos negócios,  apresentados no seu planejamento estratégico;

·      monitorar os custos indiretos da empresa, entre outros, das áreas de: engenharia, patrimônio, pessoal e suprimento;

·      gerenciar as aplicações financeiras nas melhores taxas e com segurança, os empréstimos a curto e longo prazo para capital de giro e financiamento de ativos;

·      gerenciar os pagamentos devidos, entre outros: de pessoal, de fornecedores, dos impostos, dos ativos, dos financiamentos e dos dividendos;

·      gerenciar os recebimentos: dos ativos, dos atrasados e inadimplentes.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução do balanço contábil, social e auditoria da empresa, de acordo com as leis vigentes e no contexto dos negócios apresentados no planejamento estratégico da empresa;

·      monitorar as possíveis alterações na legislação contábil, tributária e fiscal.

·     assegurar o estabelecimento dos processos por meio da obtenção de evidências objetivas que os requisitos existentes estão sendo atendidos, avaliando os pontos fortes e fracos do sistema e que devem ser aprimorados.   

 

·      assegurar que os riscos estabelecidos no planejamento estratégico da empresa e do projeto em particular, assim como o plano de contingência, sejam monitorados.

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução de implantação dos sistemas de informática na empresa;

·      integrar os diversos sistemas na empresa de tal forma que possam se comunicar e integrar as informações das diversas áreas de conhecimento;

·      gerenciar a política de desenvolvimento e integração dos sistemas de informática e informação da empresa; 

·      gerenciar a estratégia operacional/validação/execução dos contratos dos projetos da empresa, no contexto dos negócios  apresentados no planejamento estratégico da mesma;

·      ser capaz de dar suporte ao conselho de administração e à alta direção da empresa nas questões jurídicas e legais;

·      direção da empresa nas questões jurídicas e legais;

·      gerenciar o contencioso da empresa, entre outros, nos aspectos trabalhistas e tributários;

·      gerenciar o contencioso nas concorrências em que a empresa participa.



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