Modelagem e interdependência por processos de trabalho

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Capítulo I:
Iniciação à gestão da qualidade, do meio ambiente, da tecnologia e do controle tecnológico

O tema gestão da excelência e da qualidade está sendo cada vez mais discutido entre profissionais e pesquisadores. 

Dessa maneira, de acordo com os requisitos propostos para sistemas da qualidade, a organização deve:

  1. identificar e gerenciar as necessidades e as expectativas dos clientes;
  2. verificar se os produtos e os serviços atendem aos requisitos iniciais preestabelecidos, por meio de avaliações fundamentadas em análise crítica e com ações a serem implementadas;
  3. medir a satisfação dos clientes com relação aos produtos e aos serviços;
  4. identificar seus processos inter-relacionados e interativos e entendê-los de maneira sistêmica.

Nesta seção apresenta-se o principal conceito da gestão da excelência e da qualidade, que se encontram detalhados no tópico Sincronismo Organizacional, e nas seções subsequentes têm-se os processos para se alcançar os objetivos da excelência e da qualidade na implantação e na operação de um projeto.

Também chamadas de "processos de gestão" e "métodos ou metodologia de gestão", são as atividades executadas regularmente com a finalidade de gerir uma organização de acordo com os padrões de trabalho e estão fortemente ligadas à estratégia da empresa.

A palavra qualidade faz referência à totalidade das características de uma entidade (atividade, processo ou produto) e de uma organização, ou uma combinação destas, que oferece a capacidade de satisfazer às necessidades explícitas e implícitas dos clientes e demais partes interessadas.

Complementando, qualidade é "o conjunto das melhores características de um produto ou serviço, para certas condições de consumo ou utilização".

É importante observar que a adequabilidade ao uso deve ser entendida, em última análise, como aquela julgada pelo usuário ou pelo consumidor como o conjunto das características que ele considera benéficas para si próprio e ao preço que está disposto a pagar.

Assim, diferentes consumidores ou usuários poderão ter pontos de vista distintos a respeito da qualidade de um certo produto ou serviço, dependendo das características que cada um considerar importante.

As características descrevem-se por meio de requisitos e na implementação de um projeto os mais importantes são referidos a: confiabilidade (probabilidade, desempenho satisfatório, condições de aplicabilidade, vida útil), estratégias e planos, conhecimento, pessoas, processos, segurança, aptidão ao serviço, disponibilidade (capacidade do produto em manter-se continuamente em serviço e a capacidade de reparo em caso de falhas), durabilidade (propriedades mecânicas, elétricas, químicas, etc.), design, estética e adequação ambiental.

Situação excepcional da gestão e do resultado obtido pela organização, alcançada por meio da prática continuada dos fundamentos do modelo sistemático.

Os fundamentos da excelência da qualidade expressam conceitos que se traduzem em práticas e podemos considerar:

·         visão sistêmica, o entendimento das relações de interdependência entre as diversas áreas de conhecimento de uma empresa, incluindo-se o ambiente externo;

·         aprendizado organizacional, a busca e o alcance de um novo nível de conhecimento por meio de percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências, alterando princípios e conceitos aplicáveis à prática, aos processos, aos sistemas, às estratégias e aos negócios, produzindo melhorias e aprimorando as áreas de conhecimento de uma empresa;

·         e deve-se considerar também os seguintes fundamentos descritos nos itens a seguir: proatividade, inovação, liderança e constância de propósitos, visão de futuro, foco no cliente e no mercado, responsabilidade social, gestão baseada em fatos, valorização das pessoas, abordagem por processos e orientação por resultados, entre outros. 

A palavra organização pode ser entendida de duas formas:

·    como uma das funções ou microfunções administrativas, por exemplo: direção, financeira, patrimônio, engenharia de planejamento;

·       como uma instituição: entidade ou empresa, companhia, corporação, firma, órgão ou uma unidade destas, pública ou privada, sociedade anônima, limitada ou com outra forma estatutária, que tem funções e estruturas administrativas próprias e/ou autônomas, no setor público ou privado, com ou sem finalidade de lucro, de porte pequeno, médio ou grande.

Consiste nas intenções e nas diretrizes globais de uma organização relativas à qualidade, formalmente expressas pela alta administração (ISO 9000:2005), geralmente consistente com a política geral da empresa e de acordo com a decisão formal da diretoria.

É a maneira pela qual a empresa vê a si própria no futuro, dentro do mercado e da comunidade, no meio ambiente no qual atua, tanto como entidade isolada como na comparação com as demais empresas, concorrentes ou não.

Compreensão das áreas de conhecimento da empresa dos fatores que afetam seus negócios e o mercado no curto, no médio e no longo prazo, possibilitando sua inclusão no planejamento estratégico consistente para o futuro desejado pela empresa.

A empresa com visão de futuro pensa, planeja e aprende estrategicamente, não se define pelo seu nome, estatuto, capital ou produto que faz; ela se define pela sua visão de futuro e sua Missão, caminho para se chegar à Visão.

Petrobrás

Será uma empresa integrada de energia com forte presença internacional e líder na América Latina, atuando com foco na rentabilidade e na responsabilidade social e ambiental.

Seu José - sapateiro

Manter-se reconhecido e referenciado como cumpridor de seus serviços, com qualidade, prazo e preços justos, atuando sempre com ética e responsabilidade social e familiar (ano 1954) - tem hoje 82 anos; um filho médico e um filho vice-presidente de banco.

São as formas de pensar, decidir e atuar da alta direção e aquelas atitudes e comportamentos considerados corretos.

São todas as certezas que formam o caráter e a visão e advêm da cultura que identifica uma empresa no decorrer do tempo.

São as afirmações culturais, originadas nas crenças e que modelam as atitudes e os comportamentos. Tanto podem ser coletivas ou individuais e influenciam na visão e na missão a que a empresa se propõe.

É a razão da existência da empresa e delimita as atividades dentro do espaço que ela deseja ocupar e fora dele e, como exigência da ISO 9000:2005, deve ser orientada para a busca da qualidade e da estratégia.

É uma proposta que uma empresa faz, responsável pelo desempenho em seu negócio:

·      nas suas relações com o mercado, consigo mesma e com a comunidade onde atua;

·      nas suas relações com a sociedade, na oferta de produtos e serviços com tecnologia apropriada, na competitividade e na diferenciação e assegurando o crescimento sustentável;

·       de acordo com a visão, com os valores e com as crenças e ser passível de realização.

Em termos de estratégia, o foco da missão deve ser dirigido para:

·       a preservação do meio ambiente e o exercício da responsabilidade social;

·       suas relações institucionais com o país e deve definir com clareza quais são os riscos que a organização está sujeita.

Missão da Petrobrás

Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nas atividades da indústria de óleo, gás e energia, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos seus clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.

 

Objetivos: é tudo aquilo que uma empresa pretende conquistar com vista ao cumprimento de sua missão, tanto quantitativos e mensuráveis como qualitativos, e abrangem um período maior que as metas e podem também ser permanentes, dependendo do estágio de evolução em que a empresa se encontra.

Normalmente são de responsabilidades da alta administração da empresa e fazem parte dos objetivos do planejamento estratégico da empresa.

Metas: são de curto prazo, geralmente de responsabilidade de equipes ou indivíduos que fazem parte do operacional da empresa.

Em ambos os casos é muito importante o estabelecimento de prazos, dessa maneira tem-se a determinação das responsabilidades.

Conjunto de orientação que a empresa deve seguir, como por exemplo, missão, visão, políticas e códigos de conduta.

Resumo das principais atividades e setores da empresa, das áreas de conhecimento, de seus produtos, do porte, da forma de atuação e da composição acionária, de seus mercados e áreas de atuação, dos clientes principais, da composição da força de trabalho, dos principais processos, dos equipamentos, das tecnologias e instalações, dos principais fornecedores, da visão de futuro, ou simplesmente das estratégias e dos planos de ação. 

O perfil ajuda a compreender melhor o que é, o que faz e o que é importante e pertinente para a empresa.

Estes assuntos serão abordados nas próximas seções.

Estamos assistindo a uma mudança de atitude na filosofia da gerência dos processos de trabalho em grupo, enfocando atitudes de “responsabilidade, consentimento, confiança e consenso”, visando principalmente aos seguintes pontos: 

  1. a formação da matriz de interessados (internos e externos a empresa) no desenvolvimento do projeto; formação da matriz de conhecimentos que envolve os objetivos do projeto; 
  2. a matriz de descentralização total das tomadas de decisões; confiança que as equipes executam suas funções com competência; 
  3. o estabelecimento de processos que devam servir de parâmetros a empresa; 
  4. a confiança na comunicação entre os interessados na evolução do projeto; as soluções são tomadas em consenso, entre outros; 
  5. os programas de treinamento.

Toda empresa tem partes interessadas, tendo cada parte necessidades e expectativas. 

As partes interessadas das organizações incluem:

  1. cliente final da empresa: a sociedade;
  2. clientes intermediários da empresa: outros contratantes públicos ou esferas do governo que recebem os serviços/produtos da empresa;
  3. clientes internos da empresa: áreas dentro da empresa que utilizam serviços de outras áreas da empresa;
  4. colaboradores, pessoas na organização: são todos os funcionários da empresa;
  5. proprietários/investidores (tais como acionistas, indivíduos ou grupos, incluindo o setor público, que tenham um interesse específico na empresa);
  6. fornecedores e parceiros;
  7. sociedade, na figura da comunidade e do público atingido pela empresa ou por seus produtos.

A seguir apresentamos as áreas principais de uma empresa associada aos conhecimentos de cada atividade, lembrando que cada uma destas podem recorrer a consultores especializados, podendo ser também externos a empresa.

1.    Acionistas: realizam o planejamento estratégico e seus riscos técnicos, econômicos, ambientais e sociais; investimentos e forma em termos de capital; rentabilidade; formação da matriz de gestão corporativa de decisões; aprovação das intenções e da avaliação do projeto; consolidação do plano; equipe de implantação e operação do projeto e demais ações pertinentes à particularidade do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

2.  Conselho: participa na orientação do plano estratégico da empresa e dos projetos mais específicos e demais ações pertinentes às particularidades do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

3.    Presidência: tem a responsabilidade da formação da matriz de gestão corporativa de decisões e da matriz de gestão operacional orçamentária corporativa, coordena as atividades de definição e implantação dos projetos específicos e demais ações pertinentes à particularidade do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

4.    Marketing: participa e monitora a criação de um novo projeto, desenvolve estratégicas de avaliação de mercado e dos clientes, acompanha a implantação dos projetos e avalia as áreas de produção, engenharia, aquisições, patrimônio, econômico-financeira nos clientes e no mercado, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

5.   Qualidade e Controle Tecnológico: participa na criação do plano da qualidade do projeto, sua aplicação e monitora a sua execução, levando a cultura da qualidade da empresa para dentro do projeto, incluindo os laboratórios que ensaiam materiais, componentes e equipamentos do ativo.

6.   Administração: participa na formação da projeção do balanço contábil, social e ecológico na implantação de um projeto, traz também informações adicionais e específicas na implantação de um projeto além de monitorar os riscos do projeto.

7.   Projetistas e Arquitetos: elaboram estudos preliminares com a descrição funcional, que inclui: localização, principais requisitos, limitações, programas, etc.; projeto básico –  conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do projeto, da qualidade e do controle tecnológico e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução, e finalmente o projeto construtivo que, baseado no projeto básico, detalha todos os elementos que compõem a execução de um projeto.

8.   Engenharia: elabora o planejamento técnico (análise, período que deve ser implantado, análise dos eventos mais simples e mais complexos, organização dos eventos, dos níveis de produção, do suprimento) e orçamentário (custos, fluxo de caixa) de um projeto, entre outros, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

9.   Econômico-financeiro: elabora e implanta o plano de investimentos e a obtenção de recursos para a sua implantação, controla a aplicação dos recursos, além de monitorar os riscos e a imagem da empresa e do projeto.

10. Patrimônio: elabora, implanta e monitora o plano de gestão técnica, econômica e financeira do projeto relacionado aos equipamentos a serem implantados no projeto, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

11. Aquisições: elabora, implanta e monitora o plano de gestão de aquisições de fornecedores, condiciona na origem a qualidade final do produto, formação de parcerias, entre outros além de monitorar os riscos, qualidade, meio ambiente e imagem da empresa e do projeto.

12. Recursos Humanos: elabora, implanta e monitora a matriz de gestão operacional de implantação de um projeto, inclusive a parte de treinamento, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente, o social e a imagem da empresa e do projeto.

13. Implantação: elabora o plano de implantação do projeto, monitora a gestão técnica, econômica e financeira do projeto até o momento de sua entrega definitiva para o pessoal de operação, além de monitorar os riscos e as ações relacionados ao meio ambiente, à qualidade, ao social e à imagem da empresa e do projeto.

14.  Comunicação: elabora o plano de implantação de comunicação do projeto e monitora as informações entre as várias áreas da empresa e seus clientes externos relacionados com o projeto.

15.  Riscos: coordena os riscos das diversas áreas da empresa, desde a intenção da execução de um projeto até a efetiva entrada em operação e monitora as informações das diversas áreas de conhecimento.

16.  Sistema de Informática: coordena a implantação dos programas de informática, ações na internet e na intranet, do projeto na empresa e suas áreas de conhecimento.

17.  Meio Ambiente: elabora o plano de intenções do projeto, relacionando as prioridades ambientais da empresa e da sociedade civil, de acordo com as leis ambientais do país e monitora sua aplicação.

18.  Ações Legais: mantém contato com fontes governamentais, instituições relacionadas com a área em que se desenvolve o projeto (CREA, PMS, órgãos federais, estaduais, municipais, entidades de classe, sindicatos), ações políticas, legislações sobre o financiamento do projeto, segurança, aspectos sociais do projeto, associações, institutos.

19. Controller: tem a finalidade de monitorar todo o processo técnico e econômico do projeto, realizando inclusive as auditorias necessárias para dar maior segurança ao desenvolvimento dos trabalhos.

20.  Administração Pública: atua em todos os âmbitos e influencia todos os processos.

21.  Comitê para a Implantação do Projeto: formado por pessoas com conhecimento na área do projeto a ser desenvolvido, com cultura e flexibilidade nas suas ações e que deverá se relacionar diretamente com o Líder do projeto, além de saber se relacionar com os acionistas, o conselho e os diretores.

22.  Líder para a Implantação do Projeto: líder de implantação de um projeto, que tem conhecimento na área do projeto a ser desenvolvido, cultura e flexibilidade nas suas ações e que deverá integrar a equipe sob seu comando, além de saber se relacionar com os interessados mencionados acima.

23.  Equipe de Gestão do Projeto: equipe que deverá realizar a implantação de um projeto, que tem conhecimento na área do projeto a ser desenvolvido, cultura e flexibilidade nas suas ações, entrosada com a direção da empresa e com as diversas áreas de conhecimento mencionada acima. 

24.  Líder para a Operação do Projeto: líder que tem conhecimento na área de operação de um sistema, cultura e flexibilidade para comandar e tomar decisões para a execução do produto final.

Capacidade da organização de se antecipar às mudanças de cenários e às necessidades e às expectativas dos clientes e demais partes interessadas, executando suas atividades de forma planejada.

A organização executa melhor as suas atividades quando o faz de forma planejada e a atuação proativa caracteriza-se pela prevenção de problemas e pela eliminação ou minimização dos impactos potenciais de suas atividades e produtos.

Para estar sempre na vanguarda de sua área de atuação, a empresa deve estar atenta à velocidade das mudanças requeridas nas suas áreas de conhecimento e precisa gerar continuamente idéias originais e incorporá-las a seus processos e produtos, para conquistar novos clientes e criar mercados.

A inovação não está associada somente à velocidade requerida em ambientes altamente competitivos, mas também a soluções simples ou complexas, sistêmicas ou não, advindas de simples observações ou de complexas análises. Igualmente, não deve estar restrita à área de Pesquisa & Desenvolvimento, mas deve abranger todos os aspectos dos processos e do negócio.

Cultivar essa maneira de pensar deve ser uma filosofia da organização. Nesse aspecto, o papel da direção é fundamental para manter um ambiente propício à criatividade, gerar idéias e implantar as novas soluções encontradas.

Comprometimento das áreas de conhecimento de uma empresa com habilidades integradas ao seu planejamento estratégico e de seus projetos e com comportamento ético e transparente, de fácil comunicação e comprometidos com propósito comum e duradouro.

Comprometimento dos líderes com os valores e os princípios da empresa; capacidade de construir e implementar estratégias e um sistema de gestão que estimule as pessoas a realizar um propósito comum e duradouro.

A participação pessoal, ativa e continuada da Direção cria clareza e unidade de propósito na empresa.

No exercício da liderança, a Direção serve de exemplo para todos.

Por meio de seu comportamento ético e transparente, de suas habilidades de planejamento, comunicação e análise, estimula as pessoas a buscarem a excelência.

Seu papel inclui a criação de um ambiente apropriado à autonomia, à melhoria, à inovação, à proatividade e ao aprendizado organizacional.

A empresa deve contar com líderes capazes em todos os níveis, com perfil adequado e com habilidade para motivar e engajar as equipes.



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