Indicadores de desempenho

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Capítulo VI:
Indicadores de desempenho nos projetos

A seguir citamos os principais indicadores de desempenho que deverão ser objeto de análise no decorrer da consolidação, da implantação e da operação dos projetos.

·      avaliação em nível tático e operacional – definição clara das premissas e restrições nas áreas de marketing, engenharia, administração, produção, aquisições - suprimento, financeira/econômica, recursos humanos, meio ambiente, social, sociedade civil e comunicação que possam dar sustentação a avaliação empresarial: desenho funcional e básico – critérios para a seleção – informações históricas; organizacional: marketing (mercado e clientes, metas, concorrentes), engenharia (técnica – recursos próprios e de consultores, meio ambiente, escopo – planilha básica dos serviços, planilha detalhada dos eventos – serviços, planejamento técnico do escopo, cronogramas, produções das equipes de trabalho e dos equipamentos, custos – orçamento – detalhamento dos custos de construção e dos principais equipamentos de produção, custos indiretos, fluxo de caixa, aplicação de recursos, riscos – base de dados onde se concentra todo o conhecimento da empresa para a formulação do projeto), produção (obtenção e distribuição do produto, planejamento da produção e suas metas), administrativa (contabilidade, projeção do balanço contábil, impostos direto e indireto), recursos humanos (formação da equipe, treinamento, plano de carreira), suprimento (aquisição de bens e insumos), patrimônio (aquisição e administração de bens, depreciação, operação, manutenção), definição dos parceiros (terceirização), financeira (obtenção de recursos: ativo fixo, capital de giro, resultado do negócio);    

·      avaliação dos riscos: país, mercado, clientes, variação cambial, concorrentes, recebimentos, variação de impostos, engenharia, produção, organização, equipamento (envelhecimento precoce), meio ambiente;

·      avaliação política: análise das ações governamentais nas esferas federal, estadual, municipal, política externa, entre outras;

·      avaliação empresarial: investimento em termos de capital, forma de capitalização, recursos próprios e de terceiros, rentabilidade do investimento, cronograma de investimentos, estrutura organizacional;

·      termo de referência do projeto: informações técnicas e de orçamento; de obtenção de recursos para implantação do projeto; definição do organograma de implantação do projeto e suas atividades (funções) e responsabilidades, definição do organograma do projeto, responsabilidades, custos operacionais, entre outros, e dos principais itens que compõem a execução de um projeto;

·      indicadores de desempenho: empresarial, tático e operacional;

·      monitoramento do estágio;

·      concepção final para a implantação do projeto com a participação de todos os interessados no projeto: como um todo e dos principais detalhes executivos de implantação do projeto;

·      parecer final: dos interessados sobre a implantação ou não do projeto.

Nesta fase, todos os processos e procedimentos envolvidos para a consolidação de sua implantação e operação devem ser armazenados, pois serão os dados que servirão de base para a formulação das principais matrizes de indicadores de desempenho.

Nesta fase, também, devem ser observados com rigor todos os riscos que podem cercar o projeto, haja vista que a implantação e a operação do projeto estarão baseados neste informes:

·         consolidação do plano empresarial; formação das matrizes de gestão corporativa e específicas para o projeto;

·         consolidação do plano tático; formação das matrizes de gestão: Marketing (foco no cliente e no mercado); comercial; engenharia; patrimonial; produção; econômica; financeira; aquisições - suprimento; organização; contábil - plano de contas ; recursos humanos; comunicação; qualidade; meio ambiente; social; matriz dos parceiros;

·         consolidação do plano operacional técnico: desenho básico avançado, planejamento técnico (estudo dos eventos mais simples e dos complexos; planilha de serviços; jornada de trabalho; cronograma físico; produções programadas nos vários níveis; relatório mensal dos serviços planejados; produção horária, semanal e mensal da equipe mecânica; composição unitária dos serviços (equipamentos, mão de obra e insumos); interdependência dos serviços; relatório mensal dos insumos planejados; cronograma de utilização de equipamentos (eh e ed); cronograma de utilização de mão de obra direta e indireta (do projeto e do quinhão da empresa alocado ao projeto); cronograma de materiais; parceiros;

·         consolidação do plano dos riscos com o enfoque técnico; informações obtidas no setor de engenharia e específicas para cada projeto (técnicos - ativos fixos e móveis e produção; de terceiros, por exemplo de fornecedores, entre outros);

·         consolidação do plano relativo ao meio ambiente com enfoque técnico; informações obtidas no setor de engenharia e específicas para cada projeto;

·         consolidação do plano operacional orçamentário: custo das instalações fixas, custo dos equipamentos fixos e móveis, composição do custo da mão de obra direta e indireta envolvida no projeto; composição do custo horário dos equipamentos envolvidos diretamente na produção e no projeto; composição do custo horário dos equipamentos indiretos envolvidos no projeto; custo dos insumos dos materiais; orçamento analítico dos serviços; curva abc dos serviços e dos insumos; relatório mensal dos custos dos insumos; cronograma de desembolso dos custos diretos dos equipamentos, mão de obra, insumos, diversos, impostos, entre outros; cronograma de desembolso dos indiretos do projeto; parceiros;

·         consolidação do plano dos riscos com enfoque nos custos: custeio definido na parte técnica do projeto;

·         consolidação do plano dos riscos conforme detalhado: áreas de engenharia, aquisições, econômico-financeiro, produção, recursos humanos, contábil, mercado, concorrentes, governo, entre outros;

·         consolidação do plano relativo ao meio ambiente: custeio do meio ambiente definido na parte técnica do projeto;

·         consolidação da equipe do projeto: de implantação, dos testes e de operação;

·         consolidação do lucro, do custo de rateio da administração central, vendas, entre outros; 

·         consolidação do plano operacional de desembolso das despesas: diretos, indiretos, riscos, meio ambiente;

·         consolidação do plano operacional da receita: forma de comercialização dos produtos e sua receita real considerando-se os prazos de pagamentos realmente realizados; 

·         consolidação do plano operacional dos impostos: formação e cálculo dos impostos diretos e indiretos;

·         consolidação do plano operacional do fluxo de caixa envolvendo: custos direto e indireto do projeto, indireto da empresa, impostos direto e operacional, receita do projeto em vários níveis, lucros, entre outros;  

·         consolidação do plano de recursos financeiros para o projeto – recursos próprios e de terceiros -  implantação, testes e operação;

·         consolidação dos indicadores de desempenho: detalhados nas áreas dos interessados no projeto;

·         monitoramento do estágio;

·         consolidação do projeto como um todo: pelos acionistas, pelo conselho e pela diretoria executiva e pelos interessados que deverão implantar o projeto .

É nesta fase que ocorre o maior desembolso de um projeto, portanto, deve-se evitar equívocos técnicos e de custos, pois a maioria dos projetos tem uma vida bastante prolongada para a obtenção do ponto de equilíbrio econômico e financeiro.

Em termos gerais, esta área do sistema deve dar as seguintes informações:

·         acompanhamento do cronograma físico global, comparando-o sob o aspecto original, contratual, das alterações contratuais, operacional e real;

·         acompanhamento do cronograma físico por serviço, principalmente os específicos, comparando-os com as situações sob o aspecto original, contratual, das alterações contratuais, operacional e real;

·         efetivos relacionados com os equipamentos, visando à comparação das unidades previstas, as horas produtivas e improdutivas sob o aspecto original, contratual, das alterações contratuais, operacional e real;

·         acompanhamento da mão de obra visando à comparação do efetivo de mão de obra, por unidade, homens-horas sob o aspecto original, contratual, das alterações contratuais, operacional e real;

·         acompanhamento dos principais consumos de materiais, procurando aproximação da curva abc dos seus custos e visando à comparação entre o original, o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real;

·         de forma análoga devemos proceder com relação aos serviços especiais, aos equipamentos especiais e eventuais;

·         acompanhamento dos principais serviços, visando ao método construtivo, a sua produtividade e comparar o original, o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real;

·         acompanhamento dos estoques dos materiais, dos equipamentos e dos serviços executados e não medidos, medidos e não faturados e faturados e não pagos.

·         acompanhamento do cronograma financeiro, visando à comparação entre o projetado e o realizado;

·         acompanhamento do custo do projeto por serviços, comparando-os entre o original, o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real e procurando dar realce aos novos métodos construtivos;

·         acompanhamento do custo da mão de obra direta e indireta do projeto e compará-lo com o original, o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real;

·         acompanhamento dos custos dos principais materiais visando à comparação entre o original, o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real;

·         acompanhamento dos custos dos subempreiteiros, comparando-os com os dos serviços correspondentes sob o aspecto original, contratual, das alterações contratuais e real;

·         acompanhamento dos custos dos equipamentos especiais, comparando-os entre os custos do original, do contratual, das alterações contratuais e do real;

·         acompanhamento do fluxo de caixa previsto no original, no contratual, nas alterações contratuais, no operacional e no real;

·         acompanhamento dos custos globais do projeto, incluindo-se todos os quinhões considerados no orçamento original, tais como administração central, administração regional, eventuais, técnicos, imprevistos, etc. e compará-los com o contratual, as alterações contratuais, o operacional e o real;

·         acompanhamento dos custos dos materiais em estoque, dos serviços executados e não medidos, medidos e não faturados e faturados e não pagos.

·      a seguir é apresentada as ponderações para análise das ocorrências que acontecem nos projetos e confrontá-las com as previsões de planejamento e orçamento contratual;

·      a forma de se poder controlar as operações técnicas e de custos orçamentários é de se materializar as intenções em forma de contratos internos e que têm caráter controlador das partes executivas dos projetos e o setor de patrimônio da empresa;

·      desta forma o setor de patrimônio pode gerir seus negócios e confrontá-los com a contabilidade e as áreas: financeira, de engenharia, de suprimentos e de marketing da empresa.

·      especificação dos objetivos gerais e específicos do EIA;

·      metodologias e procedimentos que a empresa desenvolve durante a implantação do projeto, com a finalidade de implementar todas as medidas estabelecidas;

·      atividades e/ou ações específicas para a implementação das medidas de mitigação, dos planos de prevenção de riscos, do controle de acidentes e do plano de manutenção ambiental, que a empresa adotará tendo em conta as condições e os requisitos estabelecidos no EIA, incluindo detalhes dos prazos e dos responsáveis de dita implementação;

·      conjunto de programas de manejo ambiental para a instalação, o uso ou a operação, por exemplo, de canteiro de obras, acampamentos, plantas de asfalto e britagem e, entre outros, depósitos de materiais;

·      procedimentos responsáveis e datas estimadas de entrega dos relatórios ambientais para a etapa de implantação;

·      prevenção de Riscos, que inclua os critérios e os conteúdos assinalados no EIA;

·      medidas de controle de acidentes ou contingências para a implantação do projeto;

·      procedimentos de implementação de programas de capacitação, informação e educação ambiental, bem como de segurança trabalhista em benefício de seu pessoal;

·      procedimentos de implementação de programas permanentes de informação e comunicação com a comunidade diretamente afetada pelas obras e os mecanismos de ação e resposta aos eventuais reclamos e/ou problemas informados;

·      equipe de profissionais que terá como função executar plano de gestão, assinalando sua organização, metodologia de trabalho e o procedimento que utilizarão para a adoção dos planos e das medidas assinaladas.

·      ensaios de campo e de laboratório com frequências estabelecidas nas especificações e nas normas estabelecidas no projeto de engenharia e aquelas para verificar e garantir a qualidade dos serviços, dos materiais, dos equipamentos do ativo, dos empregados, em  que constarão análises dos resultados obtidos quanto à aceitação ou à rejeição dos serviços, dos materiais e/ou dos equipamentos do ativo;

·      controlar os ensaios de campo e de laboratório sob responsabilidade de terceiros e seus relatórios em que constarão análise dos resultados obtidos quanto à aceitação ou à rejeição dos ensaios;

·      notificar o empreendedor quando, mediante análise dos resultados do ensaio, ocorrerem rejeições dos serviços, dos materiais, e/ou dos equipamentos do ativo, acompanhados do motivo de sua rejeição;

·      analisar e apresentar à empresa parecer sobre os resultados obtidos em ensaios especiais que tenham sido feitos em laboratórios externos, previamente aprovados pela empresa;

·      esclarecer dúvidas e/ou verificar discrepâncias quanto a resultados de ensaios de materiais e/ou serviços executados no campo, no laboratório do canteiro central de obras ou ainda em laboratórios externos;

·      os resultados dos ensaios realizados serão apresentados em formulários de acordo com o padrão do cliente e deverão indicar nome da obra, data, número de registro, por exemplo: estaca, serviço, operador, dados dos equipamentos, dados medidos, calculados e resultantes;

·      organizar e manter atualizados e disponíveis para consulta do cliente toda a documentação (recebida, enviada, gerada, normas técnicas, especificações, metodologias padronizadas e quaisquer outros documentos contratuais que possam vir a completá-Ia, etc.) referente ao controle tecnológico das obras;

·      apresentar, no relatório mensal, uma relação de todos os ensaios executados no período, bem como os respectivos pareceres sobre os resultados obtidos, e comentários sobre a qualidade e o padrão de controle tecnológico atingido pelas obras.

Os serviços de operação, manutenção e conservação de um projeto visam a garantir a máxima garantia da qualidade e da segurança e estabelecer todo o suporte gerencial para exploração e administração deste projeto, constituindo-se um conjunto bastante extenso de atividades, cuja interação deverá garantir o padrão de qualidade pretendido.

Para atingir este objetivo, será necessário monitorar os serviços em um ciclo contínuo de recebimento, processamento e distribuição de dados, tomada de decisões e respectivas ações de resposta, envolvendo tanto a gestão das operações quanto das estruturas físicas e das instalações, integradas aos programas de manutenção e conservação.

Trata-se, fundamentalmente, da definição e do aperfeiçoamento das diretrizes gerais, da estratégia de programação das intervenções, do controle e do acompanhamento das atividades da empresa, do gerenciamento dos recursos humanos, da disponibilização de equipamentos e materiais de consumo necessários para a realização das funções de operação, conservação e manutenção, visando principalmente à integração de todos esses serviços.

O planejamento e a programação estratégica e operacional da matriz dos indicadores de desempenho das atividades rotineiras e especiais (quando da ocorrência de eventos específicos) compreenderá o seguinte:

·       planejamento e programação da operação rotineira;

·       planejamento e programação de operações especiais: feriados, ações excepcionais, etc.;

·       planejamento e programação de obras e serviços de conservação/manutenção;

·       tratamento de dados e cálculo de índices técnicos e operacionais;

·       controle de acidentes;

§       assistência aos clientes;

·       processamento de dados sobre obras, estoques, custos, prazos, execução, etc.

O processo de planejamento, gestão e monitoração das atividades operacionais deverá contemplar três regimes de operação:

·           regime de operação normal;

·           regime de operação extraordinária - programada;

·           regime de operação emergencial - não programada.

Os processos de planejamento técnico deverão integrar a coordenação dos serviços de operação, conservação de rotina e manutenção periódica, centralizando informações, analisando os resultados obtidos, programando e definindo procedimentos gerais para as situações rotineiras e especiais.

O gerenciamento das informações que darão sustentação a este processo deverá ter por base um Sistema de Informações, o qual deverá prover ferramentas capazes de armazenar e gerenciar os dados provenientes da sistemática operacional e de conservação/manutenção do projeto, e que deverá ser operado com base no cadastramento de todos os elementos pertinentes à gestão do projeto.

O dimensionamento dos recursos necessários para a realização dos serviços deverá ser traduzido em escalas de trabalho para a mão de obra e planos logísticos, de modo a viabilizar a disponibilidade dos recursos humanos, dos equipamentos e do material de consumo, nos locais e nos horários adequados.

Cabe destacar que o Sistema de Informações deverá garantir interfaces permanentes entre a gestão e o planejamento da operação e os planos de conservação/manutenção para programação das ações necessárias e para apoio nas situações de emergência.

O planejamento e a gestão da conservação/manutenção terá por atribuições: monitorar permanentemente as condições físicas do projeto, de suas instalações e equipamentos; centralizar as decisões sobre as intervenções nos diversos componentes do projeto; definir e acompanhar sua execução.

Quanto ao controle da qualidade, deverão ser produzidos relatórios periódicos dos serviços de conservação, atualizados com as condições dos elementos vistoriados, cujas informações deverão ser frequentemente armazenadas em um sistema central de banco de dados, integrante do Sistema de Informações.

Envolve os seguintes custos operacionais: pessoal, equipamentos de operação, equipamentos de apoio, administração, entre outros.

A seguir apresentamos a evolução da população de uma cidade em que foi implantado sistema de tratamento de esgoto.



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