Auditoria

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Capítulo XIII

Implantação de um projeto

21.46. Planejamento e controle das atividades dos participantes: construtoras, montadoras, instaladoras, entre outros

21.46.1. Organização do trabalho da empresa participante

O planejamento visa a organização do trabalho, assim, procura-se sempre a utilização racional da melhor técnica, qualidade e economia, associada à aplicação de mão de obra, equipamentos, materiais de construção, para assegurar um melhor desempenho da empresa participante, construtora, montadora, instaladora, entre outras, na execução do projeto, e pode ser alcançado através de:

·      definição precisa dos métodos de execução e dos modos operacionais, permitindo colocar em prática técnicas modernas de construção e equipamentos de alto rendimento;

·      escolha em quantidade é qualidade do pessoal para a execução dos serviços, de tal forma que se tenha à racionalização do ciclo de trabalho;

·      formação adequada das equipes de trabalho coordenando e distribuindo, de forma equilibrada, a concentração de pessoal especializado;

·      continuidade na execução dos serviços, procurando-se evitar picos desnecessários de trabalho;

·      coordenação de atividades para se obter eficaz e economicamente a execução de um serviço, ou seja, pesquisa de uma maior eficiência na ordenação do trabalho;

·      acompanhamento da evolução das técnicas construtivas, que obriga a rever periodicamente certos conceitos adquiridos.

       Atualmente, as obras de construção exigem, por parte dos contratados, espaços de mobilização e construção no menor tempo possível, assegurando o máximo de qualidade independentemente de localização geográfica e, como decorrência, maior racionalização na aplicação de materiais.

 

 

21.46.2. Sistemática do planejamento

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21.46.2.1. Introdução

A sistemática do planejamento consiste na determinação dos pontos fundamentais a serem abordados, ressalta-se que a participante, construtora, montadora, instaladora, entre outras, realiza o planejamento e o empreendedor através da equipe de gestão de projeto, analisa, aprova ou pede complementações de acordo com a luz do contrato, proposta técnica e de preços e de seus aditivos, e o caminho básico envolve as seguintes análises:

·      O que produzir: designa-se genericamente como produto, os serviços resultantes da atividade da empresa; por exemplo, concreto armado, escavação em rocha, alvenaria, cobertura, pintura, etc.

·      Quantidade que se deve executar: é a quantidade do serviço que deverá ser produzido e pode ser expresso em volume, peso, número de peças, área etc., por exemplo, concreto em volume, fôrma em área, etc.

·      Período de tempo em que deve ser executado: O tempo de duração dos serviços, com a data de início e, consequentemente, de término. Por exemplo, uma obra que envolve volume de concreto igual a 3.000m3 no período de janeiro a outubro de 2006, e 5.000m3 no período de novembro de 2006 a setembro de 2007.

·      Condições gerais do trabalho: Localização das obras, acessos, meios de transportes, recursos de água e energia, condições climáticas, mão de obra local, entre outros tantos.

A seguir apresentamos fluxograma para a implantação de um planejamento e exemplos de modelos da forma como a equipe de gestão de projetos acompanhará a execução (evolução) de um projeto.

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21.46.2.2. Fluxograma do planejamento

21.46.3. Planejamento das atividades dos participantes: obras, montagem e instalações

No planejamento das atividades dos participantes  é que se destaca a atuação da equipe de gestão de projetor, é onde poderá ser verificada toda a competência que ele, a sua equipe e empreendedor possuem, ao identificarem, equacionarem e dominarem todo o programa, e não somente uma pequena parcela, como é mais comum de acontecer.

Portanto, para efetivamente realizar o planejamento do projeto, a equipe de gestão de projeto deverá dominar o conhecimento sobre as seguintes questões, sob pena de ao não fazê-Io, comprometer o êxito do programa:

§    conhecer o contrato do participante, as especificações técnicas, o projeto executivo e as normas técnicas pertinentes, como já explanado anteriormente;

§    conhecer todo o programa de licitação e contratação dos participantes, entre tantos, de obras, de projetos, de aquisição de materiais e equipamentos, de prestadores de serviço, de controle tecnológico, desenvolvido pelo empreendedor;

§  diligenciar perante outras concessionárias de serviço público, órgãos públicos e empresas particulares intervenientes para dominar todas as possíveis interferências, equacionar a sua resolução tecnicamente, administrativamente e financeiramente, no devido tempo;

§     identificar as interferências com imóveis circunvizinhos, equacionando a sua resolução, realizando as necessárias vistorias preventivas, evitando reclamações indevidas para o empreendedor, e levantando-as no tempo, conforme disposto na sequência executiva dos trabalhos;

§     conhecer o planejamento financeiro do empreendedor para o conjunto de obras a ser desenvolvido, estudando e definindo, com realismo, a melhor sequência executiva, para cada obra, integrando-as entre si, com o intuito de obter rapidamente o início do retorno dos recursos financeiros disponibilizados e investidos

§    sincronizar o cronograma de contratação e de execução dos diversos projetos a serem desenvolvidos, buscando adequar os trabalhos à melhor, mais profícua e correta programação, perfeitamente adequada às necessidades operacionais do empreendedor;

§    conhecer o sistema operacional do empreendedor existente em cada região, através de cadastros e prospeções, identificando e posicionando o novo equipamento em construção, a sua importância no contexto, estudando, simulando e levantando todas as necessidades de materiais e equipamentos para realizar a sua integração e interligação, equacionando devidamente os prazos, os custos e as responsabilidades de todos os participantes;

§    indicar no planejamento os pontos de controle (pontos de inspeção e/ou pontos de parada), para constatar através de testes tecnológicos e inspeções físicas, o estágio da qualidade que vem sendo imprimido pelas Contratadas, adequando esses ensaios às necessidades pré-operacionais e operacionais de manutenção, preventiva e preditiva;

§    identificar no planejamento geral as necessidades de liberações ambientais isto é, apontar claramente todo o processo - licença prévia, licença de instalação e licença de operação- sabidamente de longo curso nas suas obtenções, o que invariavelmente compromete o desenvolvimento dos cronogramas.

      É importante fixar que deverá ser seguida pelas Empreiteiras e rigorosamente fiscalizada pela equipe de gestão, a resolução recomendada pelos órgãos ambientais e adotadas as medidas mitigadoras constantes do ElA/RIMA, sob pena de provocar interdição nos trabalhos, trazendo em seu bojo enormes dificuldades para levantá-Ia;

§    simular antecipações ou dilatações dos prazos, com a finalidade de desenvolver uma metodologia de apontar outros pontos críticos no programa, identificando as medidas alternativas, técnicas e administrativas, que possam levantá-las, como por exemplo: mudanças de métodos executivos, revisão dos projetos executivos, antecipação de tarefas com maior simultaneidade executiva, revisão nos programas de contratação de materiais e equipamentos, reestudo das seqüências de montagens, introduzindo maior participação de pré-montagens no processo.

      Todo esse trabalho deverá apontar os impactos financeiros e administrativos a serem avaliados.

21.46.4. Planejamento e programação físico–financeira dos projetos que constituem o programa

§     no que se refere às atividades de acompanhamento e controle, para fins de atualização da programação geral e específica de cada atividade envolvendo projeto de arquitetura e engenharia, obras e aquisição de materiais e equipamentos, é necessário que haja um acompanhamento minucioso por parte da equipe de gestão de projeto, e constante durante todas as fases do projeto, desde o planejamento inicial básico, até a conclusão de todas as atividades dos projetos que constituem o programa.

§    o planejamento e a programação físico-financeira dos projetos deverão contemplar a sua menor unidade de controle, permitindo, desta forma, disponibilizar informações que permitam tomadas de decisão em todos os níveis do programa e atividades específicas, quer em relação ao programa como um todo e em sua área de Influência.

§     o acompanhamento e controle de maneira sistemática permite a equipe de gestão de projeto tomar decisões quanto à adequação do cronograma físico e financeiro à disponibilidade de recursos do empreededor, sem contudo prejudicar a priorização das atividades que poderão trazer benefícios e ou retorno mais imediatos sob o ponto de vista do programa.

§    o planejamento e programação físico-financeira dos projetos de programas similares ao deste programa englobam os seguintes aspectos:

ü      distribuição dos custos orçados por fonte de recurso;

Indicando a natureza, escopo, custo orçado e participação percentual;

ü      distribuição dos custos orçados por fonte de financiamento;

Indicando o custo orçado financiado incluindo as participações pelas linhas de financiamento e a contra partida local da companhia financiada.

ü      distribuição dos custos orçados, por outras fontes de recursos;

Indicando o custo orçado por projeto, utilizando-se os recursos próprios ou de outros agentes financeiros ou de linhas de financiamento de programas específicos ou de outras entidades financiadoras nacionais ou estrangeiras.

ü       resumo geral da distribuição dos custos orçados por projeto: obra, suprimento e por fonte de recursos;

ü       cronograma físico por projeto e por fonte de recursos;

ü       cronograma físico global do programa por fonte de recursos.

§  acompanhamento orçamentário:

ü  desembolsos realizados por fonte de recursos;

ü  acompanhamento orçamentário por fonte de recursos;

ü  desembolsos realizados por projeto e por contrato;

ü  acompanhamento orçamentário por projeto e por contrato;

ü  desembolso previsto / realizado.

21.46.5. Fluxograma: análise e aprovação do planejamento dos participantes

21.46.6. Planejamento clássico de barras

21.46.7. Diagrama de Blocos

21.46.8. Diagrama tempo caminho

21.47. Aquisições materiais e equipamentos pelo empreendedor

21.47.1. Introdução

As atividades da equipe de gestão de projeto referentes à aquisição de materiais e equipamentos, por parte do empreendedor têm os seguintes objetivos:

·      assessorar tecnicamente a área de aquisição do empreendedor na reformulação dos dados para contratação de materiais e equipamentos;

·      fiscalizar a qualidade dos materiais e equipamentos adquiridos, a conformidade com os projetos de arquitetura e engenharia, obras e serviços em todas as etapas da aquisição, ou seja: fabricação em todas as suas fases, testes tecnológicos, transporte, armazenamento e montagem no local da obra;

·      acompanhar o desenvolvimento físico-financeiro das aquisições, controlando e realizando as atualizações e adequações à programação geral.

21.47.2. Principais atividades da equipe de gestão de projeto

Estes serviços serão desenvolvidos através das seguintes atividades:

·       analisar o plano de aquisição elaborado, identificando as aquisições a serem realizadas pelo empreendedor e aquelas que ficarão sob a responsabilidade dos participantes, das construtoras, montadoras, instaladoras, entre outras contratadas;

·       verificar os projetos de equipamentos existentes e aqueles em desenvolvimento;

·       elaborar o planejamento detalhado e o cronograma físico-financeiro das aquisições que integrará o macroplanejamento do projeto;

·       fiscalizar a qualidade dos materiais e equipamentos adquiridos através do acompanhamento de análise dos testes tecnológicos executados;

·       fiscalizar a conformidade dos materiais e equipamentos com os projetos e especificações / obras e montagens;

·       realizar os diligenciamentos necessários e de acordo com as diretrizes e procedimentos do empreendedor;

·       garantir que todas os materiais e equipamentos aplicados estejam certificados e passem por inspeção conforme os critérios definidos pelo empreendedor:

ü   materiais e equipamentos do tipo A - inspeção obrigatória no fabricante;

ü   materiais e equipamentos do tipo B - verificação/conferência no recebimento;

ü   materiais e equipamentos do tipo C - verificação/conferência no recebimento

·       fazer a interface com projetos e obras;

·       verificar as condições de transporte e armazenamento dos materiais e equipamentos adquiridos;

·       acompanhar o desenvolvimento das aquisições, atualizando o seu cronograma físico-financeiro para fins de reprogramações e atualizações do macroplanejamento;

·       elaborar os relatórios periódicos requeridos;

·       fornecer dados referentes às atividades de suprimentos para a alimentação do sistema de informações gerenciais;

·       realizar as atividades de recebimento provisório e definitivo das aquisições de acordo com os procedimentos e diretrizes do empreendedor;

·       acompanhar as atividades de testes e pré-operação dos sistemas instalados;

·       apoiar na realização de encerramento dos contratos de suprimentos.

21.47.3. Fluxograma: aquisição de materiais e equipamentos

21.48. Acompanhamento e controle dos prazos de execução dos serviços dos participantes (construtoras, montadoras, instaladoras, entre outras tantas)

21.48.1. Fluxograma: acompanhamento e controle dos prazos das obras

21.49. Controle físico-financeiro das atividades dos participantes

21.49.1. Manter atualizado o cronograma físico-financeiro

Efetuar e manter atualizado o controle físico-financeiro das atividades do participante, possibilitando à equipe de gestão de projeto:

·      conhecer tempestivamente e a cada momento a situação da obra no seu desenvolvimento temporal, quantitativo e financeiro;

·      assegurar as necessárias condições de decidir, em tempo hábil, as medidas para prevenir e remediar desvios indesejáveis.

A sistemática específica a ser implantada pela equipe de gestão para o acompanhamento do cronograma físico-financeiro, em conformidade com os procedimentos descritos na atividade análise e aprovação do planejamento executivo das obras e serviços, será a seguinte:

Utilizando-se as quantidades levantadas e acompanhadas na programação mensal, serão totalizadas semanalmente todas as quantidades de serviços executadas, elaborando-se quantificações parciais e totais, sistematicamente:

·      as quantificações parciais e totais serão analisadas comparativamente, de maneira global e específica, por serviço;

·      serão verificadas as tendências da execução dos serviços em obra, atentando-se para os desvios com relação ao cronograma físico-financeiro oficial;

·      após análise detalhada dos desvios encontrados, as conclusões e sugestões para atitudes gerenciais corretivas necessárias serão amplamente relatadas em caderneta de ocorrências, sendo que todas as informações produzidas pela equipe de gestão de projeto poderão ser eventualmente enviadas ao empreendedor, via relatórios gerenciais ou correspondências específicas.

21.49.2. Prever e remediar desvios indesejáveis

Efetuar e manter atualizado o controle físico-financeiro das atividades do participante, possibilitando à equipe de gestão de projeto:

·      conhecer tempestivamente e a cada momento a situação da obra no seu desenvolvimento temporal, quantitativo e financeiro;

·      assegurar as necessárias condições de decidir, em tempo hábil, as medidas para prevenir e remediar desvios indesejáveis.

A sistemática específica a ser implantada pela equipe de gestão para o acompanhamento do cronograma físico-financeiro, em conformidade com os procedimentos descritos na atividade análise e aprovação do planejamento executivo das obras e serviços, será a seguinte:

Utilizando-se as quantidades levantadas e acompanhadas na programação mensal, serão totalizadas semanalmente todas as quantidades de serviços executadas, elaborando-se quantificações parciais e totais, sistematicamente;

·      as quantificações parciais e totais serão analisadas comparativamente, de maneira global e específica, por serviço;

·      serão verificadas as tendências da execução dos serviços em obra, atentando-se para os desvios com relação ao cronograma físico-financeiro oficial;

·      após análise detalhada dos desvios encontrados, as conclusões e sugestões para atitudes gerenciais corretivas necessárias serão amplamente relatadas em caderneta de ocorrências, sendo que todas as informações produzidas pela equipe de gestão de projeto poderão ser eventualmente enviadas ao empreendedor, via relatórios gerenciais ou correspondências específicas.

 

21.49.3. Cronograma: físico-financeiro

21.50. Projeção físico-financeira

21.50.1. Previsão do andamento físico-financeiro para os meses seguintes

A equipe de gestão de projetos deverá efetuar a cada mês a previsão do andamento físico-financeiro esperado para os meses seguintes:

·      comparando-o com a previsão de recursos e o valor contratual a preços iniciais;

·      alertar o empreendedor sobre possíveis incompatibilidades a este respeito.

O acompanhamento dos saldos contratuais de prazo e de valor será executado através da aplicação das seguintes sistemáticas:

·      sistemática de acompanhamento de quantidades de serviços executados, comparação contratual x real.

·      sistemática de acompanhamento da racionalização de recursos, visando a compatibilização do escopo contratual;

·      sistemática de acompanhamento de adaptações de projetos e serviços, visando corrigir eventuais desvios de execução que não forem julgados de responsabilidade da construtora;

·         sistemática de avaliação e acompanhamento do cronograma físico – financeiro comparação contratual x real.

Estas informações serão encaminhadas pela equipe de gestão de projeto para o empreendedor por meio de relatório mensal sobre as atividades da construtora.

21.50.2. Fluxograma: projeção físico-financeira

21.51. Monitoramento de prazos e valores

21.51.1. Monitoramento: situação técnica e custeio analítico

21.51.2. Exemplo: análise dos custos de um projeto

21.51.3. Exemplo: prazo de uma unidade mensal de produção u /mês

21.51.4. Fluxograma: controle de prazos e custos

21.52. Sustar os serviços executados em desacordo com o projeto e/ou expectativas técnicas

21.52.1. Introdução

A equipe de gestão através da equipe de fiscalização, apoiada pelas equipes de topografia e de laboratório, fará a verificação dos trabalhos da participante (construtora, montadora, instaladora, entre outras) e da qualidade dos serviços executados em obediência aos projetos executivos, às especificações técnicas, às normas técnicas e de segurança e na programação e monitoramento dos ensaios tecnológicos em materiais, elementos e componentes construtivos e anotações obtidas na inspeção dos trabalhos e estando em desacordo com a qualidade que o projeto requer, poderá sustar a continuidade dos trabalhos mediante anotação no livro de registro de ocorrências, e de imediato enviando por expediente protocolado à participante e ao empreendedor o qual, determinará as providências corretivas a serem tomadas.

A equipe de gestão estará atenta a:

·      os serviços que estejam sendo executados em desacordo com o projeto e/ou as especificações técnicas;

·      bem como as demais ocorrências capazes de interferir com o transcorrer normal da obra;

·      gerar situações de conflito com seus empregados.

A equipe de gestão manterá mecanismos de controle de segurança, das condições sanitárias e de conforto nos locais onde se desenvolverão os serviços e caso ocorra anomalias durante a inspeção e sem providências da participante a equipe de gestão de projeto poderá sustar as suas atividades e proceder conforme acima mencionado.

A equipe de gestão manterá procedimentos idênticos com relação ao meio ambiente onde se desenvolverão os serviços ao seu redor e caso ocorram anomalias durante a inspeção e sem providências da construtora, sustar-se-á a continuidade dos serviços conforme acima mencionado.

21.53. Análise de reinvidicações dos participantes e emissão de pareceres conclusivos

21.53.1. Introdução

A equipe de gestão de projeto, quando solicitada, deverá analisar as reivindicações dos participantes, sob qualquer aspecto, tais como:

·         prazo;

·         custos;

·         métodos executivos e soluções técnicas, etc.;

com emissão de parecer conclusivo sobre o assunto, inclusive quanto aos reflexos sobre os aspectos físicos e financeiros e sobre o cronograma.

21.53.2. Procedimentos

·     a documentação com as reinvidicações do participante é protocolada na data da entrega, como todos os demais documentos de igual importância, observando: solicitação pleiteada, motivação e argumentos, documentos complementares de validação do argumento, prazos de requerimento, embasamento legal, entre outros.

·     após o recebimento, estes documentos são analisados e encaminhado à equipe de supervisão para análise das reinvidicações.

·     havendo dúvidas ou divergências a equipe de gestão agenda reunião conciliatória com a participante, só então é que estes documentos serão analisados quanto à pertinência com as possibilidades de eventuais recomendações futuras, enviando parecer conclusivo sobre o assunto, inclusive podendo ocorrer reflexos sobre os aspecto físicos e financeiros sobre o cronograma.

·     considerando-se o aditamento de prazos, a equipe de gestão se baseará no contrato existente, seus anexos, proposta técnica do participante, diário de registro de ocorrência, intempéries de força maior, indefinições e alterações de projeto, interferências diversas no local do projeto, planilha de quantitativos dos serviços, entre outras, e confrontando com as justificativas inseridas no pedido do participante, verificados quanto a sua argumentação, abrangência e os limites legais, sendo posteriormente encaminhados ao empreendedor.

·      em relação aos custos, a equipe de gestão se baseará no contrato existente, seus anexos, proposta comercial, composições de preços unitários, preços dos insumos, demais documentos, entre outros, e confrontando com as alterações ou preços novos que justifiquem alterações de custos diretos e/ou indiretos dos serviços, verificados quanto a sua argumentação, abrangência e os limites legais impostos pelo decreto Lei 8.666 (quando ocorrer), sendo posteriormente encaminhados ao proprietário.

·     a participante, construtora, montadora, instaladora, entre outras, poderá, por meio de justificativas e explicações consistentes, solicitar ao empreendedor, alterações de prazos e custos tendo em vista as alterações de métodos executivos e soluções técnicas não previstas inicialmente no contrato e na planilha de serviços e caberá à equipe de gestão de projeto, verificar se estas justificativas são ou não pertinentes, encaminhando em seguida seu parecer para que o empreendedor tome as providências necessárias.

Havendo dúvidas ou divergências, estes documentos são colocados à disposição do participante, agendando-se reunião conciliatória, só então estes documentos são encaminhados com comentários e recomendações para a aprovação do empreendedor, analisando a pertinência quanto à possibilidade de eventuais reivindicações futuras de pagamento de despesas diretas e/ou indiretas.

Destacamos como principais fatores que poderão interferir na execução das atividades:

·     esgotamento dos prazos legais de solicitação não atendidas por parte do participante;

·     quantidade dos serviços necessários, além dos limites de concessão de aditivos, conforme estabelecido na Lei 8.666 e 8883 (quando ocorrer), sendo necessário um novo levantamento dos serviços faltantes que extrapolaram os limites legais e eventuais complementações, para nova licitação de contratação.

·     justificativas e argumentos insuficientes, com retorno do processo, com necessidade de substituições e revisões nos dados apresentados para reapresentação.

·     tramitação demorada, por força de análises técnicas e jurídicas, na aprovação dos termos aditivos, resultando em desmobilização e dificuldade na nova mobilização, podendo existir necessidade de alongamento nos prazos.

21.53.3. Revisão das quantidades de serviços

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21.53.3.1. Quantidades de serviços e preços unitários

A Equipe de Supervisão revisará, os projetos, assim como os cálculos das quantidades de serviços que são concluídos nos quadros sumários de quantidades e seus cálculos, baseados no sistema métrico de unidades, como estabelecem as normas e as especificações especiais incluídas no documento de Iicitação. Com os preços unitários e quantidades de serviços se revisará as planilhas orçamentárias.

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21.53.3.2. Revisão das quantidades de serviços

Esta tarefa consiste em revisar as quantidades de serviços estabelecidas no documento de licitação, verificando-se que os volumes contratados são passiveis de finalizar o projeto.

Da revisão se obterá uma relação justificada das necessidades requeridas pelo projeto, assim como a urgência de realizar as adequações antes do início das serviços.

A conclusão sobre tais necessidades se apresentarão em três grupos:

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21.53.3.3. Estudo de custos e preços unitários

Esta tarefa consistirá na análise e elaboração detalhada de preços unitários para determinar os custos dos materiais, mão de obra, equipamentos e operação da equipe de construção para a execução de serviços, que não estejam contemplados no contrato de construção e que poderão ser incluídos em ordens de alteração ou acordos suplementares.

Far-se-á uma análise pormenorizada de preços unitários, e se procederá a comparar com estudos de mercado e pesquisas de construção do país, a fim de fornecer dados autênticos sobre a oferta e as modalidades operativas no setor para a tomada de decisão por parte do empreendedor.

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21.53.3.4. Alterações de prazos

Revisar-se-á toda a documentação enviada pela participante, relacionada com a reivindicação de alteração de prazos e havendo compatibilidade com cumprimento dos cronogramas físicos mencionados acima e, justificativas adequadas, serão encaminhadas ao empreendedor para a sua análise final.

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21.53.3.5. Alterações econômicas do contrato

Revisar-se-á toda a documentação enviada pela participante relacionada com a reivindicação de alteração de custos e, havendo compatibilidade com justificativas adequadas, serão encaminhadas ao empreendedor para a sua análise final.

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