Planejamento estratégico e plano de negócios

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Capítulo III

Estratégia para a criação e o desenvolvimento de um projeto

4.13. Tipos de projetos, áreas de conhecimento, ciclo de vida e realização dos processos

4.13.1. Introdução

Selecionar projetos para uma empresa é uma função importante devido às exigências e às necessidades de se agregar valores para a organização, podendo-se dividir em projetos internos e externos.

·      projetos internos: são normalmente investimentos aplicados diretamente na empresa e visam a:

ü       aprimorar em cada departamento a técnica de execução de seus trabalhos e sua produtividade;

ü        melhorar a imagem da organização;

ü       otimizar as operações e melhorar os rendimentos dos equipamentos;

ü       desenvolver e aprimorar um produto já existente;

ü       desenvolver uma nova estratégia de marketing;

ü      desenvolver soluções técnicas que possam proporcionar uma melhoria no sistema de comunicação da empresa.

·      projetos externos: são normalmente investimentos aplicados na obtenção de novos produtos e são fontes que aumentam as receitas da empresa e visam a:

ü       ampliar a faixa de mercado, compatível com as competências da empresa;

ü       manter rentabilidade compatível com o capital aplicado pelos acionistas;

ü       fixar novas tecnologias que devem estar dentro da capacidade da empresa;

ü       agregar pessoal adequado para liderar projetos de impacto em uma nova faixa de mercado;

ü       contribuir para a imagem pública e empresarial da empresa.

Em conclusão, os projetos devem se identificar com as competências básicas da empresa e trazer-lhe benefícios técnicos, econômicos, sociais e ambientais.

4.13.2. Pequenos projetos

Normalmente as empresas necessitam de pequenos projetos para fazer ajuste em produtos, processos, serviços de pequena monta e que duram pouco tempo para serem implementados.

Por exemplo, a aquisição de um software na área de engenharia, contabilidade ou custos, um programa específico de manutenção.

Um projeto de pequena expressão monetária também necessita de recursos, tempo para adaptação, acompanhamento na fase de implantação, caso contrário estará sujeito ao fracasso técnico e econômico.

A regra básica para a gerência de um pequeno projeto envolve uma análise de identificação das necessidades, planejamento do projeto, uma pesquisa e coleta de informações (internas e externas à empresa), análise dos dados coletados e sua filtragem para desenvolver e avaliar alternativas de procedimentos (complexidade) e apresentação de recomendações, seus custos de aquisição e de implantação, seu ciclo de vida, além do envolvimento dos interessados na implantação (incluindo-se a fase de treinamento) para a operação do projeto.

4.13.3. Projetos de maior complexidade

Quando, em razão de sua importância, um único projeto exige ações exclusivas, tecnologia de ponta, conhecimentos específicos, altos investimentos e, como consequência, maiores riscos que podem comprometer a empresa, torna-se necessário uma gerência específica para tratar da criação e do desenvolvimento de um projeto.

Esta gerência pode ser realizada por consultores externos ou mesmo por empresas especializadas na gerência de implantação de projetos.

Por exemplo: implantação de uma fábrica de papel e celulose, usina hidrelétrica, indústria química, shopping center.

4.13.4. Áreas interessadas e de conhecimento

Estamos assistindo uma mudança de atitudes nas filosofias da gerência dos procedimentos de trabalho em grupo enfocando atitudes de responsabilidade, consentimento, confiança e consenso, visando principalmente os seguintes pontos: formação da matriz de interessados (internos e externos a empresa) no desenvolvimento do projeto; formação da matriz de conhecimentos que envolvem os objetivos do projeto; matriz de descentralização total das tomadas de decisões; confiança que as equipes executam suas funções com competência; estabelecimentos de processos que devam servir de parâmetros a organização; confiança na comunicação entre os interessados na evolução do projeto; as soluções são tomadas em consenso, entre outros; programas de treinamento.

Toda organização tem partes interessadas, tendo cada parte necessidades e expectativas. As partes interessadas das organizações incluem:

·         clientes e usuários finais;

·         pessoas na organização;

·         proprietários / investidores (tais como acionistas, indivíduos ou grupos, incluindo o setor público, que tenham um interesse especifico na organização);

·         fornecedores e parceiros;

·         sociedade na figura da comunidade e do público atingido pela organização ou seus produtos.

 A seguir apresentamos as principais áreas de interesse de uma empresa associadas aos conhecimentos de cada atividade, lembrando que cada uma destas podem recorrer a consultores especializados e externos à empresa:

1    Acionistas: planejamento estratégico e seus riscos técnicos, econômicos, ambientais e sociais; investimentos e forma em termos de capital; rentabilidade; formação da matriz de gestão corporativa de decisões; aprovação das intenções, da avaliação do projeto; consolidação do plano; equipe de implantação e operação do projeto e demais ações pertinentes à particularidade do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

2    Conselho: participa na orientação do plano estratégico da empresa e dos projetos mais específicos e demais ações pertinentes à particularidade do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

3    Presidência: tem a responsabilidade da formação da matriz de gestão corporativa de decisões e da matriz de gestão operacional orçamentária corporativa, coordena as atividades de definição e implantação dos projetos específicos e demais ações pertinentes à particularidade do projeto, tais como qualidade do projeto e imagem da empresa.

4    Marketing: participa e monitora a criação de um novo projeto, desenvolve estratégias de avaliação de mercado e dos clientes, acompanha a implantação dos projetos e avalia as áreas de produção, engenharia, aquisições, patrimônio, econômico-financeira nos clientes e no mercado, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

5    Qualidade: participa na criação do plano de qualidade do projeto, sua aplicação e monitora a sua execução, levando a cultura da qualidade da empresa para dentro do projeto.

6    Administração: participa na formação da projeção do balanço contábil, social e ecológico na implantação de um projeto, traz também informações adicionais e específicas na implantação de um projeto, além de monitorar seus riscos.

7    Engenharia: elabora o planejamento técnico (análise, período em que deve ser implantado, análise dos eventos mais simples e mais complexos, organiza os eventos, os níveis de produção, o suprimento) e orçamentário (custos, fluxo de caixa) de um projeto, entre outros, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

8    Econômico-financeiro: elabora e implanta o plano de investimentos e a obtenção de recursos para a sua implantação, controla a aplicação dos recursos, além de monitorar os riscos e a imagem da empresa e do projeto.

9    Patrimônio: elabora, implanta e monitora o plano de gestão técnica, econômica e financeira do projeto relacionado aos equipamentos a serem implantados no projeto além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente, a imagem da empresa e do projeto.

10   Aquisições: elabora, implanta e monitora o plano de gestão de aquisições de fornecedores, a formação de parcerias, entre outros, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente e a imagem da empresa e do projeto.

11   Recursos Humanos: elabora, implanta e monitora a matriz de gestão operacional de implantação de um projeto, inclusive a parte de treinamento, além de monitorar os riscos, a qualidade, o meio ambiente, o social e a imagem da empresa e do projeto.

12   Produção: elabora o plano de implantação do projeto, monitora a gestão técnica, econômica e financeira do projeto até o momento de sua entrega definitiva para o pessoal de operação, além de monitorar os riscos e as ações relacionados ao meio ambiente, à qualidade, ao social e à imagem da empresa e do projeto.

13   Comunicação: elabora o plano de implantação de comunicação do projeto, monitora as informações entre as várias áreas da empresa e seus clientes externos, relacionados com o projeto.

14   Riscos: coordena os riscos das diversas áreas da empresa, desde a intenção da execução de um projeto até a efetiva entrada em operação e monitora as informações das diversas áreas de conhecimento. 

15   Sistema de informática: coordena a implantação dos programas de informática, ações na internet e na intranet, do projeto na empresa e suas áreas de conhecimento.

16   Meio ambiente: elabora o plano de intenções do projeto relacionando as prioridades ambientais da empresa e da sociedade civil e de acordo com as leis ambientais do país e monitora sua aplicação.

17   Ações legais: fontes governamentais, instituições relacionadas com a área em que se desenvolve o projeto (CREA, PMS, órgãos federais, estaduais, municipais, entidades de classe, sindicatos), ações políticas, legislações sobre o financiamento do projeto, segurança, aspectos sociais do projeto, associações, institutos.

18   Controller: tem a finalidade de monitorar todo o processo técnico e econômico do projeto, realizando inclusive as auditorias necessárias para dar maior segurança ao desenvolvimento dos trabalhos.

19   Líder do projeto: Líder de implantação de um projeto que tem conhecimento na área do projeto a ser desenvolvido, cultura, flexibilidade nas suas ações e que deverá integrar a equipe sob seu comando além de saber se relacionar com os interessados mencionados acima (de 1 a 16). 

20   Comitê para a implantação do projeto: formado por pessoas com conhecimento na área do projeto a ser desenvolvido, cultura, flexibilidade nas suas ações e que deverá se relacionar diretamente com o Líder do projeto, além de saber se relacionar com os acionistas, o conselho e os diretores.

4.13.5. Ciclo de vida para a implantação de um projeto

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4.13.5.1. Introdução - estágios - ciclos

Projetos são empreendimentos únicos e envolvem, portanto, um certo grau de incerteza e riscos e cada fase (ou estágio) do ciclo de evolução do projeto compreende contextos bem definidos, a fim de facilitar o seu controle de gerenciamento e estabelecer vínculos bem claros com os interessados envolvidos no projeto, dentro e fora da organização da empresa.

Cada fase (estágio) do projeto é marcada por início, meio e fim e pela conclusão de um ou mais resultados que caracterizam as atividades principais de um projeto, podendo ocorrer modificações à medida em que se fizerem necessárias, mesmo em fases anteriores e que aparentemente eram conclusivas, além do mais importante de todos os procedimentos: decisão sobre prosseguir ou não com o projeto.

·       estágio I - ciclo das intenções para a implantação (estratégico empresarial/tático):

ü       é o primeiro passo (muita intuição e na maioria das vezes pouca razão) para se colocar em jogo a intenção de se criar ou desenvolver um projeto, em que a área de marketing tem um passo muito forte e são colocadas em primeira apresentação à formulação do projeto, primeiros estudos de viabilidade e pontos fundamentais para detalhamento da estratégia a ser pesquisada.

·       estágio II - ciclo de avaliação para a criação e o desenvolvimento (estratégico empresarial/tático):

ü      é o passo da razão, isto é, todos os setores-chave da empresa (interessados internos e externos) e consultores passam a detalhar e expor suas convicções na formulação do plano do projeto e tiram conclusões sobre: aspectos políticos, investimentos, rentabilidade do projeto, ações de marketing, definições técnicas e custos de implantação e aqueles operacionais, procedimentos organizacionais, principais parceiros, ações do meio ambiente, entre outros.

·       estágio III - ciclo de consolidação do plano operacional e detalhamento dos seus procedimentos para a criação e o desenvolvimento (estratégico tático/operacional):

ü       é o passo em que se consolida o plano operacional do projeto e realiza-se o detalhamento dos processos operacionais de implantação e operação do projeto, envolvendo-se todos os interessados internos e externos na execução do projeto.

·       estágio IV - ciclo de implantação do projeto (estratégico tático/operacional):

ü      envolve todos os interessados nas áreas: econômico-financeira, construção, instalações físicas, fornecimento e montagem dos equipamentos do processo de produção até momento da realização dos testes e do treinamento da entrada em operação.

·       estágio V - operação do projeto (operacional da empresa):

ü       envolve o pessoal operacional do projeto que começa a produzir os produtos compactuados com o projeto, atuar nos seus fornecedores e clientes, portanto devem conhecer todo o sistema da cadeia produtiva.

Os diversos estágios de implantação de um projeto possuem início, meio e fim, normalmente, e, dependendo das dimensões do projeto, pode ocorrer superposição dos estágios, sempre que se possa dar segurança na continuidade de sua implantação. Nas próximas seções apresentamos esquematicamente a superposição dos estágios.

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4.13.5.2. Ciclo de vida comprometida

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4.13.5.3. Ciclo de vida com desenvolvimento ideal

4.13.6. Orientação para a realização dos processos

A implantação de um projeto desde a intenção até a operação está vinculada diretamente a processos e subprocessos necessários para que seja concluído de maneira satisfatória.

Podemos considerar, para as evoluções dos estágios, que desde o ciclo das intenções até os ciclos de avaliação, consolidação, implantação e operação esta estrutura em procedimentos permite uma atuação segura para a integração das áreas de conhecimento (acionistas, conselho, presidência, marketing, administração, engenharia, econômico-financeira, patrimônio, aquisições, recursos humanos, produção, comunicação, meio ambiente, ações legais, qualidade, controller, integração), por meio de:

·      processos de coleta de dados de entrada - dados para a formatação das análises;

·      processamento dos dados e ferramentas de análise - processos auxiliares (subprocessos) vinculados à cultura da empresa, dos interessados internos e externos ao projeto da empresa e de experts e consultores específicos do projeto em questão, que serão uma série de operações necessárias para registrar dados e convertê-los em todas as informações de saída desejáveis;

·      e de saída das informações - resultado da análise das entradas e seu processamento para a execução de planejamento e controle e, consequentemente, para tomada de decisões e que servem como subsídios a outras análises subsequentes.

A interligação desses processos depende do projeto e de suas dimensões, mas de uma forma geral deveremos considerar para qualquer um dos estágios (ciclos) acima mencionados a seguinte interdependência:

·      processo de inicialização: estabelece a base do projeto como um todo ou um dos estágios e obtém o compromisso dos interessados (ações, responsabilidades, metas, técnicas, custos, entre outros) para com o projeto;

·      processo de planejamento: desenvolve um plano para orientar a execução das metas do projeto como um todo ou um dos estágios acima mencionados, fixando principalmente as precedências lógicas das atividades (fluxogramas, desenhos, metas, estratégias, detalhamento técnico e econômico, recursos humanos e de equipamentos e materiais, entre outros), o controle (avaliação do andamento do projeto nas áreas de conhecimento) e o encerramento do projeto, com ênfase no cumprimento das metas;

·      processo de execução: coordena os recursos do projeto como um todo ou em um dos estágios acima mencionados, tanto humanos como materiais, equipamentos, enfim, os insumos, para ser realizado o trabalho descrito no plano (é nesta área que se tem os maiores gastos de implantação de um projeto) e no caso do ciclo de implantação do projeto teremos:

ü      construção (materiais, mão de obra e equipamentos para a execução das instalações referentes a edificações ou similares) que fazem parte do ativo fixo de um projeto (por exemplo: construção de uma barragem, de um edifício), instalações efetivas de produção que fazem parte do ativo fixo do projeto, teste inicial, final e início de operação (por exemplo, as turbinas que deverão gerar energia de uma hidrelétrica, os elevadores e o sistema de inteligência de um edifício).

·      processo de controle: acompanha e mede o desenvolvimento do projeto (principalmente o processo de execução), fazendo ajustes para garantir que ele atinja suas metas;

·       processo de encerramento: conclui formalmente o projeto mediante aceitação do produto e documenta administrativamente o encerramento.

4.14. Ciclo da intenção, da criação e do desenvolvimento de um projeto

4.14.1. Introdução

4.14.2. Fluxograma: principais atividades do ciclo da intenção

4.15. Ciclo da avaliação, da criação e do desenvolvimento de um projeto

4.15.1. Introdução

4.15.2. Fluxograma: atividades do ciclo de avaliação

4.16. Ciclo da consolidação, da criação e do desenvolvimento de um projeto - fase da implantação

4.16.1. Introdução

Dossiê de Consolidação do Plano para a Implantação de um Projeto:

·      nesta fase, partindo-se dos dados de avaliação, todos os interessados no projeto deverão analisar de forma detalhada todos os processos e procedimentos envolvidos para a consolidação nos ciclos:

ü  empresarial (corporativo);

ü  de implantação.

4.16.2. Plano empresarial

·      consolidação do plano empresarial:

ü  formação das matrizes de gestão corporativa;

ü  formação das matrizes específicas para o projeto;

ü  formação das matrizes de indicadores de desempenho de gestão corporativa;

ü  formação das matrizes de indicadores de desempenho específicas para o projeto.

4.16.3. Plano de implantação

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4.16.3.1. Plano técnico da empresa

·      consolidação do plano técnico da empresa:

ü    formação das matrizes de gestão: marketing (foco no cliente e no mercado); comercial; engenharia; patrimonial; produção; econômica; financeira; aquisições - suprimento; organização; contábil - plano de contas; recursos humanos; comunicação; qualidade; meio ambiente; social;

ü       matriz dos parceiros;

ü      formação das matrizes de indicadores de desempenho das áreas de conhecimento específicas para o projeto;

ü      consolidação do cronograma master.

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4.16.3.2. Plano técnico do projeto

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4.16.3.3. Consolidação do plano de custos

·      consolidação do plano de custos:

ü  custos de construções;

ü  custos dos equipamentos do ativo fixo.

4.16.4. Fluxograma: atividades do ciclo de consolidação na fase de implantação

4.17. Ciclo da consolidação, da criação e do desenvolvimento de um projeto - fase da operação

4.17.1. Introdução

Dossiê de Consolidação do Plano para a Operação de um Projeto:

·      nesta fase, partindo-se dos dados de avaliação, todos os interessados no projeto deverão analisar de forma detalhada todos os processos e procedimentos envolvidos para a consolidação do ciclo de operação. Esta fase interage com a fase de implantação, pois a maioria dos dados para a execução dos projetos de engenharia ocorre após a definição dos equipamentos do ativo do projeto, assim como as áreas necessárias de edificações e estoques de matérias-primas e produtos acabados.

·      a equipe de operação que deverá participar do projeto participa na elaboração do projeto desde a sua fase de intenção, avaliação, consolidação, sua implantação e participa de forma efetiva nos testes de operação e finalmente recebe a chave do projeto quando são encerradas as fases de teste e aprovado o termo de entrega do projeto e início da sua operação.

4.17.2. Plano da operação

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4.17.2.1. Consolidação do plano técnico da empresa

·       formação das matrizes de gestão: marketing (foco no cliente e no mercado); comercial; engenharia; patrimonial; produção; econômica; financeira; aquisições - suprimento; organização; contábil - plano de contas; recursos humanos; comunicação; qualidade; meio ambiente; social;

·       matriz dos parceiros;

·       formação das matrizes de indicadores de desempenho das áreas de conhecimento específicas para o projeto;

·       consolidação do cronograma master.

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4.17.2.2. Consolidação do plano técnico do projeto

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4.17.2.3. Consolidação do plano de custos

·       consolidação dos custos do plano operacional:

ü       custo das instalações fixas;

ü       custo dos equipamentos fixos e móveis;

ü       composição do custo da mão de obra direta e indireta envolvida no projeto;

ü       composição do custo horário dos equipamentos envolvidos diretamente na produção e no projeto;

ü       composição do custo horário dos equipamentos indiretos envolvidos no projeto;

ü       custo dos insumos dos materiais;

ü       orçamento analítico dos serviços;

ü       curva ABC dos serviços e dos insumos;

ü       relatório mensal dos custos dos insumos;

ü    cronograma de desembolso dos custos diretos dos equipamentos, mão de obra, insumos, diversos, impostos, entre outros; cronograma de desembolso dos indiretos do projeto; parceiros.

·       consolidação do plano dos riscos com enfoque nos custos: custeio definido na parte técnica do projeto;

·       consolidação do plano dos riscos, conforme detalhado:

ü     áreas de engenharia, aquisições, econômico-financeiro, produção, recursos humanos, contábil, mercado, concorrentes, governo, entre outros.

·       consolidação do plano relativo ao meio ambiente: custeio do meio ambiente definido na parte técnica do projeto;

·       consolidação do plano operacional orçamentário: no ciclo de operação:

ü      consolidação do lucro, custo de rateio da administração central, vendas, entre outros;

ü      consolidação do plano operacional de desembolso das despesas: diretos, indiretos, riscos, meio ambiente.

ü      consolidação do plano operacional da receita: forma de comercialização dos produtos e sua receita real considerando-se os prazos de pagamentos realmente realizados.

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