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Capítulo III

Estratégia, abordagem por modelagem de processos, equipe de gestão e contratos

14.9. Estratégia para a criação e o desenvolvimento de um projeto e as interdependências com a qualidade, o meio ambiente e o controle tecnológico

14.9.9. Estratégia para a criação e o desenvolviemnto de um projeto e as interdependências com a qualidade, o meio mabiente e o controle tecnológico

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14.9.9.1. Introdução

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14.9.9.2. Fluxograma: atividades

14.10. Abordagem da gestão de projetos por modelagem e interdependência de processos de trabalho

14.10.1. Introdução

Devemos entender, primeiramente, o que é processo:

·     um conjunto de atividades voltadas para uma finalidade definida e específica que gera um serviço ou um produto, compreendida ou não nos planos e nos projetos, e que pode ser classificado em duas categorias principais:

ü  aquele voltado à organização e que complementa as atividades do projeto;

ü  aquele voltado ao produto/serviço.

A abordagem por processos é a compreensão e o gerenciamento da organização por meio de processos que geram produtos/serviços e podem ser:

ü  macros, como o processo de gestão, administrativo;

ü  microprocessos, como o operacional;

ü  entre outros tantos, visando à melhoria do desempenho e à agregação de valor para as partes interessadas.


 

14.10.2. Estratégia, estrutura organizacional e processos

14.10.3. Fundamentos para a instalação de um processo

·        deve ser planejado por meio de metas bem definidas, visando à coerência dos atributos e dos valores que possam ser agregados na obtenção do produto/serviços;

·        deve ser sistemático, levando-se em consideração todas as interdependências que ocorrem entre os vários processos na obtenção do produto e dos serviços;

·        deve-se ter conhecimento das condições operacionais do processo para a obtenção do produto/serviço;

·        deve-se ter o conhecimento do processo capaz de atingir as metas de qualidade do produto/serviço:

ü  informações a respeito de como operar, controlar e executar o processo para a obtenção do produto/serviço;

ü  conhecimento da capacidade de processos alternativos.

·           o processo deve ter legitimidade perante a organização e os canais autorizados.

14.10.4. Processo e trabalho

Todo trabalho realizado em uma organização faz parte de um processo, não existe um serviço ou um produto sem um processo.

Todo processo concentra o foco no que realmente interessa: o trabalho, portanto, é considerado uma ferramenta para a implantação do planejamento estratégico.

14.10.5. Modelagem e interdependência de processos de trabalho

14.10.6. Apresentação dos processos em forma de fluxograma

14.10.7. Mapeamento da necessidade de processos

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14.10.7.1. Processo elementar e processo complexo

Para efeito de gestão da organização, o termo processo possui várias definições, todas muito análogas, porém é muito importante fazermos a seguinte distinção:

·      processo elementar - são aqueles que praticamente possuem uma única atividade e sem maiores vínculos com outros processos;

·      processo complexo - são compostos por uma interdependência de processos, muitos deles elementares, com ocorrência sequencial, cada qual influenciando os demais.

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14.10.7.2. Controlar os processos

14.10.8. Reunião e decomposição dos processos

14.10.9. Gestão de processos

A gestão de processos da organização, incluindo o projeto do produto/serviço com foco no cliente, envolve todas as áreas de conhecimento da empresa, incluindo os setores e as unidades, de maneira a suportar sua estratégia, seus planos de ação e a operação eficaz de seus processos, definidos como:

·     conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas), observando-se que os insumos (entradas) para um processo são geralmente produtos (saídas) de outro processo e, ainda, que os processos em uma organização são geralmente planejados e realizados sob condições controladas para agregar valor e:

ü      os recursos podem incluir gerenciamento, serviços, pessoal, finanças, utilidades, equipamentos, técnicas e métodos, em uma sequência de etapas ou ações sistemáticas;

ü    o processo poderá exigir a documentação da sequência de etapas por meio de especificações, procedimentos e instruções de trabalho, bem como a definição adequada das etapas de medição e controle.

14.10.10. Gestão de processos de agregação de valor

São os processos por meio dos quais uma organização gera benefícios para os seus clientes e para o negócio da organização.

Os processos de agregação de valor diferem muito entre as organizações, dependendo de muitos fatores:

ü  os quais incluem a natureza dos produtos/serviços;

ü  como são produzidos e entregues;

ü  relacionamento com os fornecedores, os clientes e a sociedade;

ü  importância da pesquisa e do desenvolvimento, da tecnologia, dos requisitos ambientais e das estratégias de crescimento.

Os processos de agregação de valor são usualmente classificados em processos principais do negócio e processos de apoio.

14.10.11. Gestão de processos principais do negócio (fim ou primários)

Processos que agregam valor diretamente para os clientes e estão envolvidos na geração do produto e na sua comercialização e transferência para o comprador, bem como na assistência após a venda e disposição final.

14.10.12. Projeto para processos críticos

Processos críticos significam aqueles que podem apresentar sérios problemas para a obtenção de um produto ou mesmo de um projeto.

O planejamento para esses processos deve, obviamente, incluir:

ü  amplas margens de segurança na sua formulação;

ü  disposições à prova de falhas;

ü  treinamento e exames de qualificação para o pessoal operacional;

ü  planejamento adequado do controle de indicadores de desempenho.

14.10.13. Arquitetura organizacional com base em processos

14.10.14. Gestão de processos organizacionais

Processos que estão diretamente ligados à instituição, aos propósitos e ao porte da organização e na obtenção dos principais produtos/serviços relacionados diretamente à atividade da organização, incluindo-se a descrição dos principais processos de produção ou de prestação de serviços, geradores dos principais produtos/serviços.

14.10.15. Grupo de processos

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14.10.15.1. Grupos de processos e sua organização

A gestão de processos relativos à organização e aos produtos podem ser enquadrados sob dois aspectos:

·         Processos relacionados com a empresa;

·         Processos relacionados com projetos.

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14.10.15.2. Grupos de processos relacionados com a empresa e sua organização

Os processos relacionados com a empresa e sua organização encontram-se detalhados no Tópico Planejamento e Gestão de Empresas:

·         Processos das áreas de conhecimento e responsabilidades;

·         Processos da excelência e da qualidade;

·         Processos ambientais;

·         Processos administrativos;

·         Processos dos riscos;

·         Processos do planejamento estratégico e plano de negócios;

·         Processos dos indicadores de desempenho e balanced scorecard;

·         Processos do orçamento corporativo;

·         Processos da estratégia para a criação e o desenvolvimento de um projeto;

·         Processos da estratégia do fluxo de caixa;

·         Processos da estratégia integrada de custo e venda.

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14.10.15.3. Grupos de processos relacionados com o projeto e sua organização

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14.10.15.4. Gestão de processos de apoio

Processos que sustentam os processos principais do negócio e a si mesmos, fornecendo produtos/serviços e insumos adquiridos, equipamentos, tecnologia, softwares, recursos humanos e informações.

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14.10.15.5. Gestão de processos relativos aos fornecedores

Processos que estão diretamente ligados a qualquer organização que forneça bens e serviços. E esta interdependência entre a organização e seus fornecedores (internos e externos) potencializa formas de agregar valor.

A utilização desses bens e serviços pode ocorrer em qualquer estágio do projeto, do produto, do serviço, da produção e do uso dos produtos e, assim, fornecedores podem incluir distribuidores, revendedores, prestadores de serviços terceirizados, transportadores, contratados e franquias, bem como os que suprem a organização com materiais e componentes, devendo-se incluir também os prestadores de serviços das áreas de saúde, treinamento e educação.

14.11. Atividades da equipe de gestão de projetos do empreendedor

14.11.1. Introdução

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14.11.1.1. Orientação para a realização dos processos

A implantação de um projeto desde a intenção até a operação está vinculada diretamente a processos e subprocessos necessários para que seja concluído de maneira satisfatória.

Podemos considerar para as evoluções dos estágios que, desde o ciclo de intenção até os ciclos de avaliação, consolidação, implantação e operação, esta estrutura tem procedimentos que permitem uma atuação segura para a integração das áreas de conhecimento (acionistas, conselho, presidência, marketing, administração, engenharia, econômico-financeira, patrimônio, aquisições, recursos humanos, produção, comunicação, meio ambiente, ações legais, qualidade, controller, integração), dando ênfase aos riscos por:

·      processos de coleta de dados de entrada: dados para a formatação das análises;

·      processamento dos dados: ferramentas de análise, processos auxiliares (subprocessos) vinculados à cultura da empresa, interessados internos e externos ao projeto da empresa, expertos e consultores específicos do projeto em questão, uma série de operações necessárias para registrar dados e convertê-los em todas as informações de saída desejáveis; e

·      processos de saída das informações: resultado da análise das entradas e seu processamento para a execução de planejamento e controle e consequentemente para tomada de decisões, e que servem como subsídios a outras análises subsequentes.

A interligação desses processos depende do projeto e de suas dimensões, mas de uma forma geral deveremos considerar para qualquer um dos estágios (ciclos) acima mencionados, a seguinte interdependência:

·      processo de inicialização: estabelece a base do projeto como um todo ou um dos estágios e obtém o compromisso dos interessados (ações, responsabilidades, metas, técnicas, custos, entre outros) para com o projeto;

·      processo de planejamento: desenvolve um plano para orientar a execução das metas do projeto como um todo ou um dos estágios acima mencionados, fixando principalmente as precedências lógicas das atividades (fluxogramas, desenhos, metas, estratégias, detalhamento técnico e econômico, recursos humanos e de equipamentos e materiais, entre outros), o controle (avaliação do andamento do projeto nas áreas de conhecimento) e o encerramento do projeto, com ênfase no cumprimento das metas;

·      processo de execução: coordena os recursos do projeto como um todo ou um dos estágios acima mencionados, tanto humanos como materiais, equipamentos, enfim, os insumos para realizar o trabalho descrito no plano (é nesta área que se tem os maiores gastos de implantação de um projeto) e no caso do ciclo de implantação do projeto teremos:

ü     construção: materiais, mão de obra e equipamentos para a execução das instalações referentes a edificações ou similares, que fazem parte do ativo fixo de um projeto. Por exemplo: construção de uma barragem, de um edifício, etc.;

ü      instalações efetivas de produção que fazem parte do ativo fixo do projeto, teste inicial, final e início de operação (por exemplo, as turbinas que deverão gerar energia de uma hidrelétrica, os elevadores e sistema de inteligência de um edifício).

·      processo de controle: acompanha e mede o desenvolvimento do projeto (principalmente o processo de execução), fazendo ajustes para garantir que ele atinja suas metas;

·      processo de encerramento: conclui formalmente o projeto.

14.11.2. Participantes na execução de um projeto

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14.11.2.1. Empresa empreendedora

·      empresa empreendedora é o termo utilizado para qualificar, ou especificar, principalmente, aquelas que detêm uma forma especial, inovadora, de se dedicar às atividades de organização, administração e execução, principalmente na geração de riquezas, na transformação de conhecimentos e bens em novos produtos (mercadorias ou serviços), gerando um novo método com as áreas de seu próprio conhecimento, ou atraindo outras empresas com conhecimento específicos, ou ainda captando inteligências para gerar novos negócios;

·      possuem a habilidade de desenvolver novos projetos, produtos que podem levar meses, anos, e que podem gerar fonte de renda da empresa por muitos anos;

·      empresa empreendedora consciente é aquela que conhece o processo de criação e desenvolvimento nos seus diversos ciclos, por exemplo, uma empresa pode considerar que levará alguns anos para atingir o ponto de equilíbrio econômico, porém o ciclo de vida é longo.

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14.11.2.2. Gestão de projetos

·      normalmente para empreendimentos de porte, ou para aqueles específicos, a empresa empreendedora contrata empresas que assumem o papel do empreendedor, principalmente na fase de implantação, e com isso é denominada Gestor de Projeto.

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14.11.2.3. Intervenientes

·       empresas contratadas para a execução de projetos de arquitetura e engenharia, das obras e/ou fornecimentos de materiais, equipamentos e serviços para a implantação do empreendimento (projeto);

·       são responsáveis pelo cumprimento integral do escopo contratual, pela qualidade dos materiais e serviços, pelos prazos de execução ou de fornecimento, pelos custos contratados, pela segurança de uma forma geral, tanto do seu pessoal como também de terceiros, no âmbito de sua responsabilidade, pela preservação do meio ambiente naqueles locais onde estiver atuando;

·       também serão responsáveis pelo fornecimento de todas as informações solicitadas pela equipe de gestão de projetos (gerenciadora), relativas ao empreendimento, de caráter técnico, físico ou econômico-financeiro, necessárias à elaboração dos documentos de planejamento, programação, acompanhamento e controle dos empreendimentos.

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14.11.2.4. Outras instituições

·     compreendem as concessionárias de serviços públicos, como de energia elétrica, telefonia, as próprias prefeituras municipais e outras instituições ou empresas que, por ocasião da implantação dos empreendimentos, poderão ser solicitadas a atuarem, dentro de suas responsabilidades, em situações de interferências ou nas interfaces dos empreendimentos que as afetem.

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14.11.2.5. Eventos significativos que compõem a implantação de um projeto

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14.11.2.6. Forma esquemática em relação aos participantes de um projeto

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14.11.2.7. Fluxograma: atividades para criação, implantação e operação de um empreendimento